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Accessibilité maximale pour le Voka grâce à Microsoft Teams

Accessibilité maximale pour le Voka grâce à Microsoft Teams

Rédigé par Katrien Devulder sur

Être facilement accessible pour les collègues comme pour les clients est essentiel pour Voka, réseau flamand d'entreprises. Soucieux de faciliter la collaboration interne et les communications avec les clients, Voka a choisi la solution Microsoft Teams pour booster sa productivité et gérer la téléphonie. Première à faire le pas dans le cadre d'un projet pilote avec IT-Care, du groupe Savaco, la Chambre de Commerce du Brabant flamand. Erwin Nagels, IT Service Manager du Voka, et Stefanie Vanmeerbeek, Marketing Intelligence Analyst de la Chambre de Commerce du Brabant flamand, nous en disent plus.

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Hub de communication central

Voka se compose de l'asbl Voka et de 6 Chambres de Commerce. Si chaque division représente une entité distincte, les grandes décisions IT sont par contre toujours le fruit d'une réflexion commune. Toutes les Chambres de Commerce sont ainsi connectées au réseau Explore de Proximus et utilisent Microsoft 365 depuis plusieurs années. « Nous travaillons depuis un certain temps déjà pour cela avec IT-Care, qui nous soutient pour Microsoft 365 », explique Erwin Nagels. « Il nous a donc semblé logique de faire appel également à IT-Care quand nous avons décidé d'adopter la solution Teams comme hub central de collaboration et solution de téléphonie pour les différentes chambres. Pour la partie téléphonie du projet Teams, nous travaillons aussi avec Proximus avec qui nous avons un partenariat depuis longtemps déjà. »

Approche phasée

La Chambre de Commerce du Brabant flamand a été la première à utiliser Microsoft Teams pour la collaboration interne et la téléphonie. « Le fait d'avoir un bureau basé à Vilvorde et un autre à Louvain n'est pas toujours simple au niveau de l'organisation », explique Stefanie Vanmeerbeek. « Le but était que nos collaborateurs soient toujours joignables au même numéro, quel que soit le bureau où ils se trouvent, et aussi en cas de télétravail. Notre système téléphonique avait en outre besoin d'un sérieux coup de jeune et la décision de passer à Teams a donc été vite prise. « Donner le ton » est une des cinq grandes valeurs de notre organisation et une solution moderne pour le travail d'équipe et les communications correspondait parfaitement à cette philosophie. »

La transition s'est faite en plusieurs phases. Pour commencer, nous avons pris et préparés les mesures indispensable avec IT-Care pour introduire Teams au niveau interne, pour les réunions par exemple. Ensuite, tout a été préparé pour pouvoir aussi utiliser Teams pour la téléphonie. En plus, des formations et un accompagnement sur place ont été assurés pour présenter le nouvel environnement.

Le jour du passage de l'ancien central téléphonique à Teams, les experts d'IT-Care étaient présents dans nos bureaux pour répondre aux questions des utilisateurs et les aider. C'est vraiment un plus dans un moment aussi essentiel que le go-live.

Stefanie Vanmeerbeek, Marketing Intelligence Analyst,
Chambre de Commerce du Brabant flamand

Accessibilité

Cela fait maintenant un petit temps que les collaborateurs de la Chambre de Commerce du Brabant flamand utilisent Teams et ils en sont clairement très satisfaits. « Au lieu de faire inlassablement la route entre nos deux bureaux, nous privilégions souvent l'organisation de vidéo réunions. Ces réunions Teams sont au moins aussi efficaces grâce à la possibilité de partager nos écrans et à l'intégration d'applications comme SharePoint et OneNote », explique Stefanie.

Les avantages de Teams sont apparus encore plus clairement quand la crise du coronavirus a contraint les collaborateurs à travailler de chez eux. « Pendant le confinement, beaucoup d'entrepreneurs nous ont téléphonés pour nous interroger sur les mesures coronavirus. Il était donc très important d'être toujours joignable et Teams nous a permis de garantir cette disponibilité, même pour ceux qui travaillaient de chez eux », explique Stefanie. « Le fait d'avoir encouragé nos collaborateurs à se familiariser avec Teams dans les mois qui ont précédé la crise sanitaire était clairement une bonne idée. »

Soutien de bout en bout

La Chambre de Commerce du Brabant flamand est extrêmement satisfaite du projet Teams. « IT-Care nous a accompagné tout au long du processus et la collaboration a été excellente de bout en bout. L'équipe d'IT-Care nous a présenté le chemin à suivre et nous a laissé choisir à chaque étape les parties que nous voulions traiter nous-mêmes et celles que nous préférions lui confier, ce que nous avons beaucoup apprécié », conclut Stefanie.

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