Gebruikersadoptie

Een IT-project - of het nu gaat om SharePoint, Office 365 of Microsoft 365 - succesvol uitrollen kan enkel als medewerkers met de nieuwe tool willen én kunnen werken. Het is belangrijk dat medewerkers inzien welke voordelen de nieuwe tool voor hen meebrengt. Mensen verzetten zich vaak tegen verandering, dus moeten ze weten wat ze eraan hebben. Dit is wat men in het vakjargon benoemt als 'user adoption' of gebruikersacceptatie. Elke IT-implementatie vereist dan ook voldoende aandacht voor de gebruikers. Als ervaren IT-partner kan Savaco u op dit vlak waardevol advies geven.

Succesfactoren voor gebruikersadoptie

Een goede adoptie van samenwerkingstools als Microsoft 365 en SharePoint is afhankelijk van vier succesfactoren: belanghebbenden, scenario's, bewustwording en training.

Belanghebbenden

Regel één voor een geslaagde adoptie is dat u de juiste belanghebbenden samenbrengt in een team. Deze mensen kunnen vervolgens verschillende rollen uitoefenen voor, tijdens en na de implementatie van de nieuwe toepassing(en). De belangrijkste rollen hierbij zijn:

  • Projectsponsor: de persoon die op hoog niveau de visie rond de nieuwe software en de bredere doelen ervan binnen het bedrijf bepaalt en uitdraagt. Dit is vaak iemand uit het management, die veel invloed heeft op de bedrijfscultuur.
  • Early adopters: dit zijn de mensen die de nieuwe tools als eerste leren kennen. Zij kunnen u waardevolle feedback geven over hoe zij de nieuwigheden ervaren en zullen er op die manier voor zorgen dat de businessdoelstellingen waarvoor u een nieuwe tool uitrolt, ook echt gerealiseerd worden. De input en het enthousiasme van deze early adopters is cruciaal. Breng hiervoor dus mensen uit verschillende afdelingen en met verschillende skills samen in één early adopters programma: zowel IT-medewerkers als key users en ook die mensen die vaak moeite hebben met nieuwe technologie. Deze laatste zullen u helpen om de noden van alle medewerkers beter te begrijpen tijdens de lancering.
  • Pleitbezorger of champions: dit zijn vaak key users van de tool, die de omgeving goed kennen en de voordelen ervan begrijpen. Zij zullen u helpen om de voordelen van de nieuwe omgeving duidelijk te maken bij collega's en enthousiasme voor de nieuwe applicaties te creëren binnen verschillende afdelingen. Bovendien kunnen ze hun kennis over de tools delen en gebruikers op weg helpen.

Scenario's

Wanneer u uitgebreide toolsets zoals Microsoft 365 uitrolt, is het heel handig om vooraf verschillende scenario's te definiëren waarbij gebruikers de verschillende tools en features binnen het platform zullen kunnen gebruiken. Bepaal hierbij ook succescriteria, zodat u kan meten of de lancering doeltreffend verloopt en tastbare resultaten oplevert. Belangrijk is dat u de prioriteit van uw scenario's bepaalt. Zo weet u bij het lanceren van uw nieuwe tool waarop u zich het eerst moet concentreren. Bovendien kan u de scenario's en hun prioriteiten mee opnemen in al uw interne communicatie over de lancering ervan.

Bewustwording

Een goed geplande communicatie voor, tijdens en na afloop van de uitrol van uw SharePointplatform, Office 365-suite of Microsoft 365-oplossing is van groot belang. Zo houdt u uw organisatie scherp en betrokken. U kan de nieuwe tools onder de aandacht brengen met een combinatie van middelen zoals e-mail, posters, maar misschien ook een wedstrijd of zelfs een lanceringsevenement - zolang het goed past binnen de cultuur in uw bedrijf. Door op die manier bewustwording te creëren zal de steun in de organisatie groeien en wordt een blijvende acceptatie door de gebruikers mogelijk.

Hou, wanneer u uw communicatieplan opstelt, uw scenario's bij de hand en gebruik ze om de nieuwe voordelen van van uw samenwerkingssoplossing in de kijker te zetten. Voorzie in uw communicatieplan een gepaste boodschap (een leuke teaser, bijvoorbeeld) bij het aftellen naar de lancering, een officiële aankondiging bij de lancering zelf en ga ook verder met communiceren na de lancering. Regelmatig tips & tricks delen met gebruikers, helpt bij het creëren van blijvende betrokkenheid bij uw medewerkers.

Training

Opleiding is essentieel als u wil dat nieuwe gebruikers de nodige kennis opdoen om het meeste uit uw nieuwe IT-tool of -suite te halen. Stel dus een uitgebreid trainingsprogramma op en hou hierbij rekening met de noden en verwachtingen van elke afdeling. Zorg er ook voor dat uw helpdesk voorbereid is en de nodige informatie ter beschikking heeft om eventuele vragen van gebruikers te beantwoorden.


[Tip]: Lees meer over gebruikersadoptie in het eBook Microsoft 365: een Adoptiehandleiding voor Eindgebruikers.

Stel gebruikers centraal

Bij succesvolle IT-implementaties is 80% van de inspanningen gericht op mensen en 20% op de technologie. Met andere woorden: als u uw eindgebruikers steeds bij de les houdt, zal de implementatie van nieuwe tools in uw organisatie vlotter verlopen. Savaco heeft al jaren ervaring bij het uitrollen van IT-projecten en kent het belang van een duurzame gebruikersadoptie. Onze experts kunnen u dan ook bijstaan bij het opstellen van een doeltreffend adoptie- en communicatieplan. Bent u van plan om SharePoint, Office 365 of Microsoft 365 in uw organisatie in te zetten? Of wil u meer halen uit uw bestaande omgeving? Neem gerust contact met ons op!