10 tips voor een levendig intranet

Een intranet is voor veel bedrijven dé tool om hun interne communicatie over verschillende afdelingen heen te stroomlijnen en de samenwerking binnen het bedrijf makkelijker te maken. En Microsoft SharePoint is hiervoor het meest gebruikte platform ter wereld.

En toch hebben veel ondernemingen moeite om hun SharePoint intranet echt te doen leven: vaak wordt het intranet door de gebruikers als ongebruiksvriendelijk ervaren en wordt het te weinig gebruikt. Is SharePoint dan niet geschikt als intranet-platform? Toch wel! In de meeste gevallen valt of staat een intranet immers niet met het platform, maar met de manier waarop het wordt opgebouwd en de relevantie ervan voor de gebruikers.

Hoe kan u er dan voor zorgen dat uw SharePoint intranet wel werkt? Hoewel de concrete uitwerking van een intranet uiteraard verschilt van bedrijf tot bedrijf, komen volgende tips zeker en vast van pas.

1. Weet wat uw bedrijf verwacht

Voor u een intranet opzet, vist u best eerst goed uit wat ervan verwacht wordt binnen het bedrijf. Zorg voor de nodige executive support; dit kan uw intranetproject flink wat sneller en vlotter doen verlopen. Maar het management en andere afdelingen hebben vaak een verschillend beeld over wat zo'n intranet moet inhouden. U brengt best vooraf in kaart wat de verschillende eindgebruikers van een intern communicatieplatform verwachten.

2. Focus op functionaliteit

Een SharePoint intranet kan u helemaal personaliseren volgens uw eigen huisstijl. Laat u hierdoor echter niet vangen: een mooie layout en een bedrijfslogo op iedere pagina zijn inderdaad waardevolle features, maar een goed gestructureerd intranet is veel belangrijker. Geef dus voorrang aan de structuur van uw intranet, bepaal vooraf hoe u gebruikers wil laten navigeren en hoe ze informatie moeten kunnen vinden. Een aantrekkelijke layout komt pas op de tweede plaats.

3. Content is king

Veel intranetten sterven een stille dood omdat er niet regelmatig nieuwe inhoud op wordt gedeeld. Zorg er dus voor dat er steeds recente informatie, documenten, guidelines en nieuws op het intranet te vinden zijn, en zorg vooral ook dat die inhoud nuttig en relevant is en blijft voor de gebruikers. Een levendige homepage, waarop regelmatig updates, nieuws en links naar vaak gebruikte pagina's te vinden zijn, is hierbij essentieel.

4. Creëer een social intranet

Binnen SharePoint zijn er tal van mogelijkheden om een social approach in het intranet te integreren, zoals SharePoint Newsfeeds, Blogs en Discussion Boards. Maar ook Office365 Delve, Groups, Teams en Yammer zijn vlot integreerbaar binnen SharePoint. Zo'n enterprise social network zorgt voor meer interactie onder collega's, die elkaar zo op een ongedwongen manier om raad kunnen vragen, tips kunnen geven, enzovoort. De nodige likes en @mentions maken het intranet meteen ook een stuk aantrekkelijker.

5. Maak het intranet toegankelijk voor mobiel

Ook wie niet op kantoor is, wil bedrijfsinformatie kunnen vinden. Uw intranet moet dus ook toegankelijk zijn vanop smartphones en tablets. Informeer u over de verschillende manieren om uw intranet responsive en extern toegankelijk te maken. De aanpak is immers verschillend voor SharePoint online en SharePoint on-premise. SharePoint Online is op zich heel responsief voor mobiele toestellen.

6. Verzorg uw metadata

Dit is niet het meest sexy onderdeel van een SharePoint Intranet, maar daarom niet minder belangrijk. Als u metadata correct toepast op documenten en inhoud, maakt u van uw intranet een krachtige zoekmachine waarmee gebruikers snel de juiste informatie kunnen vinden. Met te vage of complexe metadata wordt het moeilijk om informatie op te zoeken, en zullen gebruikers het intranet al snel opgeven.

7. Geef opleiding

... en deel regelmatig tips & tricks met gebruikers. Een intranet werkt alleen als gebruikers er ook actief mee werken. Geef uw collega's dus een praktische opleiding rond het intranet. Leer hen hoe ze informatie kunnen opzoeken en wijzigen, en zelf documenten kunnen opladen. Fris hun kennis daarna ook regelmatig op. Toon daarbij ook aan hoe het intranet uw collega's in hun dagelijkse taken kan ondersteunen, zodat het voor hen ook echt relevant wordt.

8. Personaliseer

Ook gebruikers kunnen een SharePoint intranet personaliseren: de mogelijkheden gaan van persoonlijke homepages tot hele individuele sites. Dat maakt het gebruik ervan meteen aantrekkelijker voor gebruikers. Zorg hierbij wel dat wie het intranet beheert, vindbaar is, zodat gebruikers met vragen bij hem of haar terecht kunnen.

9. Think big, start small & keep growing

De mogelijkheden met SharePoint zijn zo talrijk, dat u gerust ambitieuze plannen kan maken met uw intranet. Maar het heeft geen zin om te proberen Rome in één dag te bouwen. Faseer uw intranetproject en zet kleine stapjes richting uw doelstellingen. Zoek eerst enkele quick wins die u vlot kunt uitwerken en die meteen voor vele gebruikers een impact hebben. Zo krijgt u sneller feedback, hebt u minder risico dat er iets grondig fout loopt bij de release en kan u snel plannen bijsturen waar nodig.

10. Hou vol

Uw intranet-project zal nooit af zijn. Hou dus vol en blijf het intranet updaten en verbeteren, zodat uw gebruikers er telkens opnieuw recente en nuttige informatie op terugvinden. Een intranetbeheerder aanstellen is hiervoor een goede oplossing: zo blijft het intranet en de inhoud ervan beter gestructureerd en blijft de inhoud relevant.

Bron: share-gate.com

Savaco heeft al heel wat jaren ervaring met het opzetten van SharePointtoepassingen zoals een intranet. We begeleiden u hierbij stap per stap naar een oplossing die voor uw onderneming het beste werkt. Wilt u uw interne informatiestromen graag efficiënter maken, of wilt u uw bestaande intranet aanpakken? Praat eens met Savaco over een nieuw of vernieuwd intranet.

Neem het niet enkel aan van ons, maar van onze tevreden klanten zoals de medewerkers van de Niko Group die we hebben voorzien van een interface waardoor iedereen efficiënt kan omgaan met de veelheid aan informatie die circuleert.