18 tips om efficiënter te vergaderen. Maak kennis met Microsoft Teams

18 tips om efficiënter te vergaderen. Maak kennis met Microsoft Teams

Geschreven door Stijn VANDEBUERIE op

Als je in google ‘efficiënt vergaderen’ ingeeft, word je overspoeld met tips en tricks. Logisch, want een vergadering blijft één van de beste instrumenten om problemen te bespreken, knopen door te hakken en af te stemmen met collega’s. Toch verloopt een vergadering vandaag nog niet altijd even efficiënt. Alle hulp hier is vaak welgekomen. De volgende tips zijn zeker bruikbaar (en wellicht ook gekend):

  1. Vergader alleen als het nodig is.
  2. Nodig de juiste deelnemers uit en nodig alleen mensen uit die een positieve bijdrage leveren aan de vergadering. Telefoons uit zodat alle aandacht aan de agendapunten wordt besteed.
  3. Kies je locatie goed. Zorg ervoor dat mensen niet op elkaar gepropt zitten, of er enkelen moeten rechtstaan. Of kies voor een online vergadering.
  4. Bezorg iedereen op voorhand een agenda. Geef bij elk agendapuntje een korte uitleg. Waarover gaat dit punt? Wil je informeren, verwacht je een beslissing of is het een rondvraag.
  5. Wees duidelijk over het doel van de vergadering: ter informatie, ter besluitvorming, enzovoort.
  6. Leg een start- én einduur vast. Hou de timing in de gaten en hou je eraan.
  7. Bepaal de duur van de bespreking van elk punt en kap de discussie effectief en respectvol af. Plan verdere bespreking zo nodig in op een later moment.
  8. Behandel de belangrijkste punten eerst.
  9. Gebruik flipover of whiteboard (een klassiek of een elektronisch) om argumenten, planningen, ideeën, voorstellen, besluiten op te schrijven.
  10. Sluit agendapunten af met: wie doet wat wanneer?
  11. Verspreid een actielijst binnen de 24 uur.
  12. Wacht niet op laatkomers.
  13. Kies voor een verslagvorm: verslag, besluitenlijst of actielijst.
  14. Schakel een goede voorzitter in en zorg voor een goede notulist.
  15. Varieer de zitposities aan de vergadertafel.
  16. Sluit de vergadering positief af: bedank de deelnemers voor hun inbreng.
  17. Doe eens iets anders; kies eens een andere locatie, gebruik statafels, ga eens voor een online vergadering of ga de agendapunten creatief te lijf.

Maar hoe zit het met de impact van technologie? Kan technologie een handje helpen om vergaderingen efficiënter te organiseren?

Vooreerst een goed uitgeruste vergaderruimte, voorzien van de juiste tools en technologieën, kan zeker en vast een hulp zijn om de kwaliteit van vergaderingen drastisch te verbeteren. Denk bijvoorbeeld aan het gebruik van elektronische whiteboards of slimme projectieschermen. Ook videoconferencing biedt een extra dimensie aan flexibeler vergaderen, en helpt bovendien om het vergaderproces productiever en efficiënter te maken. We stellen u graag dé tool voor om efficiënt virtueel te vergaderen.

Tip 18: maak kennis met Microsoft Teams.

Microsoft Teams is dé hub voor samenwerking en teamwork binnen de Microsoft 365 (vroeger Office 365) suite. Samenwerken met sterk verspreide teams wordt een stuk aangenamer dankzij Microsoft Teams. Het platform ondersteunt zowel bellen, chatten als (video)vergaderen op een intuïtieve, gebruiksvriendelijke manier. Teams biedt ook verschillende tools waarmee u heel wat typische pijnpunten bij (online) vergaderen kan aanpakken:

  • Een online meeting inplannen was nog nooit zo eenvoudig en kan gewoon via uw vertrouwde Outlook-agenda.
  • Alle informatie (niet alleen over de meeting, maar voor alle onderwerpen waar het team samen aan werkt) kan u centraliseren binnen een teamkanaal. Zo weet iedereen alle nodige informatie snel terug te vinden.
  • Om vanop afstand samen te werken aan één document, kan u uw scherm delen en anderen controle geven over uw scherm, zodat u gezamenlijk aan die ene presentatie of dat dringende rapport kan werken.
  • Om te vermijden dat te veel mensen door elkaar praten tijdens de vergadering, kan u gebruikmaken van de "raise hands" knop. De organisator kan voor de vergadering ook beslissen wie mag presenteren en wie niet.

Hoe het werkt? In deze video gidst Microsoft 365-experte Melissa u doorheen alle mogelijkheden om Teams-vergaderingen te organiseren.


Vraag een demo aan

Microsoft Teams helpt u vast en zeker om efficiënter te vergaderen, waar u ook bent. Maar Teams is nog veel meer dan alleen bellen, chatten en vergaderen. Wilt u meer weten over de uitgebreide mogelijkheden van Teams? Neem vrijblijvend contact met ons op. We plannen graag een (efficiënte :-)) meeting in waarin o.a. de verschillende functionaliteiten van deze tijdwinnende tool worden gedemonstreerd en toegelicht.

Bronnen: Jobat - Zorginstellingen - ZDNet - Savaco Flexible Workplace Solutions