Betere samenwerking en efficiëntere processen: BMW Monserez haalt meer uit Office 365

Betere samenwerking en efficiëntere processen: BMW Monserez haalt meer uit Office 365

Geschreven door Katrien Devulder op

Bij BMW-concessiehouder Monserez staat digitalisatie al enkele jaren hoog op de agenda. Het bedrijf met vestigingen in Aalbeke, Kortrijk en Ieper ging daarom al een tijd geleden van start met Office 365 om onder andere de interne communicatie en de efficiëntie binnen de drie vestigingen te optimaliseren. Al snel stelde men vast dat de mogelijkheden met de verschillende Office 365-apps dan wel heel divers zijn, maar dat een goede basisstructuur nodig was om echt efficiënt te werken. Om het potentieel van Office 365 maximaal te benutten, deed Monserez daarom een beroep op de expertise van Savaco. David Pattyn, projectverantwoordelijke Office 365 bij Monserez, doet het verhaal.

Lees de volledige getuigenis

Van intakegesprek naar concrete roadmap

“De communicatie en de samenwerking over onze 3 concessies heen bevorderen, dat is wat we met Office 365 wilden bereiken”, vertelt David. “Onze drie vestigingen werken dan wel samen, toch hielden ze er sommige vlakken elk een eigen manier van werken op na. Dit zorgde soms voor communicatiefouten of tijdverlies.”

We hadden al Office 365-licenties aangekocht, maar na een tijd voelden we aan dat we meer uit Office 365 konden halen met een meer doeltreffende aanpak. In Savaco vonden we een betrouwbare partner die ons hierin heeft begeleid.

David Pattyn, projectverantwoordelijke Office 365

Savaco ging hierbij stap voor stap te werk. Aan de hand van een intakegesprek en een Value Discovery Workshop stelde Savaco een concrete roadmap op waarin de huidige en de gewenste situatie duidelijk werden gedefinieerd, prioriteiten werden vastgelegd en verbetertrajecten werden uitgestippeld. “Zo kwamen we tot een aantal concrete cases die we hebben uitgewerkt”, aldus David.

Efficiëntere interne communicatie

In een eerste stap werd gefocust op de interne communicatie. “We zochten een centrale plaats voor het delen van bestanden en informatie”, legt David uit. “Er werd te veel gebruikgemaakt van e-mail om zaken als sales updates, promoties enzovoort naar alle medewerkers te communiceren. Dergelijke mails raakten vaak zoek in overvolle mailboxen, waardoor het voor collega’s soms moeilijk werd om een goed overzicht te behouden op bijvoorbeeld lopende promoties. Ook voor belangrijke bedrijfsinformatie zoals reglementen, policies en werkinstructies, zoals het aanvragen van verlof, waren we op zoek naar we een eenduidige verzamelplaats voor informatie.”

Om dit aan te pakken, bouwde Savaco voor Monserez een intranet uit aan de hand van Microsoft SharePoint Online, een onderdeel van de Office 365-suite. Belangrijk bij de uitwerking hiervan was veiligheid. Er werd dan ook goed nagedacht over wie tot welke zaken toegang krijgt, wie wat mag bewerken, enzovoort. Daarnaast was ook de informatie-architectuur van belang. Monserez wilde een intranet met een duidelijke structuur waarin iedereen zijn/haar weg kan vinden. “Dit intranet is nu onze centrale informatiehub geworden. Bedrijfsnieuws dat alle medewerkers aanbelangt, delen we vandaag op ons intranet in plaats van via een e-mail naar iedereen.”

Daarnaast werd ook het aanvragen van verlof eenvoudiger gemaakt. Vanaf het intranet kunnen werknemers vandaag een op maat gemaakte app openen waarmee ze digitaal hun verlof kunnen aanvragen. De tool werd gebouwd met Microsoft PowerApps en maakt komaf met papieren aanvraagformulieren. De app zorgt bovendien voor een flinke tijdsbesparing: “De procedure om vakantie aan te vragen vergde tot voor kort al snel 20 minuten, nu is zo’n aanvraag op 5 minuten afgehandeld”, aldus David.

Vereenvoudigd beheer van stockwagens

Een tweede luik waarbij Monserez Office 365 slim weet in te zetten, is het beheer van stockwagens. “Om een wagen uit stock te verkopen, hebben onze verkopers nood aan up-to-date informatie over de status van de wagen, de locatie, enzovoort. Onze lijst met stockwagens werd voorheen niet automatisch geüpdatet, en dat zorgde voor een zeker risico op fouten”, vertelt David. “Daarom brachten we onze stockwagenlijst over naar SharePoint. Deze SharePointlijst is altijd up-to-date en kan ook op ieder moment geconsulteerd worden door verkopers. Door aan de lijst ook de huidige status van elke wagen toe te voegen (is het een stock- of demowagen, is deze wagen al in optie of verkocht, in welke vestiging staat de wagen…) hebben we ons stockwagenbeheer een stuk overzichtelijker en ook makkelijk doorzoekbaar gemaakt. Voor onze collega’s van sales is het nu veel eenvoudiger om een optie te nemen op een auto.”

Levering nieuwe wagens efficiënter opgevolgd

Daarnaast werd ook de procedure om een nieuwe wagen te bestellen en op te volgen, vereenvoudigd. Wanneer een klant een nieuwe wagen bestelt, doorloopt men een heel proces alvorens de wagen aan de klant kan afgeleverd worden: van boorddocumenten over het klaarmaken van de wagen tot de administratieve afhandeling – het moet allemaal van nabij opgevolgd worden. Dit verliep bij Monserez al op een goed gestructureerde manier. Toch kon ook dit proces met Office 365 nog verder geoptimaliseerd worden. “Met PowerApps bouwden we daarom een app voor de invoer van nieuwe wagens. Daarnaast worden enkele stappen in het proces nu automatisch uitgevoerd met behulp van Flow”, legt David uit. “Door dit proces te centraliseren, kijkt iedereen nu naar één en hetzelfde up-to-date overzicht. Hierdoor besparen we tijd en beperken we het risico op fouten.We mogen dus zeker van efficiëntiewinst spreken.

Het belang van testing en gebruikersadoptie

“Bij elke nieuwe tool, app of verbetering, is het echter wel belangrijk dat er voldoende aandacht wordt besteed aan hoe gebruikers ermee zullen omgaan”, merkt David op. “We beginnen daarom altijd met een uitgebreide testfase wanneer we een nieuwe functionaliteit in Office 365 willen gaan gebruiken. Daarnaast zorgen we ervoor dat medewerkers nauw betrokken worden bij het uitwerken van een nieuwe tool of procesverbetering.”

Een goeie tip voor wie met Office 365 aan de slag wil: test voldoende en betrek je gebruikers van bij het begin bij je project.

David Pattyn, projectverantwoordelijke Office 365

Daarnaast benadrukt David ook het belang van een betrouwbare partner bij het opzetten en uitwerken van een uitgebreid Office 365-traject. “Kunnen rekenen op experts die inzicht hebben in zowel de technologie als in onze processen en visie, is echt een meerwaarde voor ons. Samen met Savaco hebben wij ons Office 365-traject op een hoger niveau gebracht en halen we nu veel meer uit de suite dan we voordien hadden gedacht.”

Lees het volledige verhaal

Haal het maximum uit Office 365

Office 365 maakt heel wat nieuwe technologieën toegankelijker dan ooit. Maar om echt alles uit Office 365 te halen, is een goede basisstructuur een must. Laat u daarom begeleiden door een ervaren gids. Vraag een Office 365 Value Discovery Workshop aan en ontdek samen met Savaco hoe u ook in uw organisatie de efficiëntie kan verhogen.