Delta Light en SharePoint: een reis naar meer efficiëntie

Delta Light en SharePoint: een reis naar meer efficiëntie

Geschreven door Katrien Devulder op

Beter samenwerken met collega's, een vlottere communicatie met klanten, efficiëntere processen doorheen alle afdelingen: het zijn flinke uitdagingen voor zowat elke organisatie. Gelukkig kan technologie hier vandaag meer dan ooit hulp bieden.

Dit inzicht leeft al geruime tijd bij Delta Light, een wereldspeler op het vlak van architecturale verlichting. Het bedrijf voerde vijf jaar geleden SharePoint in met als doel de communicatie binnen het bedrijf te stroomlijnen en de samenwerking te vereenvoudigen. Wat begon met een eenvoudig intranet, groeide uit tot een onmisbaar platform dat tal van processen in verschillende afdelingen efficiënter doet verlopen. In een boeiende klantgetuigenis doet IT-manager Jan Blomme het verhaal van de SharePointreis die Delta Light heeft afgelegd. Lees het volledige verhaal.

Voor het vertrek

Een succesvolle reis vergt een goede voorbereiding: dat geldt ook wanneer je SharePoint implementeert. Toen bij Delta Light beslist werd om van start te gaan met SharePoint, werd daarom eerst even stilgestaan bij het hoe en het waarom van SharePoint, om zo de juiste doelstellingen te kunnen definiëren.

Tijdens een Business & Process Audit bekeken we waar procesmatig de belangrijkste struikelblokken lagen en hoe een technologie als SharePoint ons kon helpen om op die punten tijd terug te winnen. Samen met Savaco legden we op die manier verschillende pijnpunten bloot.

Jan Blomme, IT Manager Delta Light

De eerste resultaten

Op basis van deze input werkte Savaco voor Delta Light een eerste SharePointoplossing uit. Die bestond uit een basis intranet, een oplossing voor Document Management, een People Search tool en een tool voor kwaliteits- en klachtenbeheer. "Deze eerste tools werden binnen Delta Light echter nogal lauw onthaald", aldus Blomme. "Dus moest er op zoek gegaan worden naar een breder draagvlak bij de gebruikers."

Gebruikers nauwer betrokken

Daarop kreeg het intranet een moderne look & feel, zoals het een designbedrijf betaamt, en werd de People Search intuïtiever gemaakt. Daarnaast werden twee nieuwe applicaties geïntroduceerd – een lunchapplicatie en een Product Search tool – die de kracht van SharePoint meteen aantoonden voor zowat alle medewerkers. "Dit lijken op het eerste zicht geen spectaculaire tools, maar hiermee slaagden we er wel in om aan iedereen aan te tonen hoe SharePoint ons kan helpen efficiënter te werken. Op die manier creëerden we een zeker enthousiasme voor SharePoint bij de medewerkers", vertelt Blomme.

Om gebruikers nog beter te betrekken in het SharePointverhaal, werden key user meetings georganiseerd. "Bovendien stelden we een SharePoint verbindingsofficier aan, die als liaison fungeert tussen de gebruikers bij Delta Light en het SharePointteam bij Savaco."

Volle kracht vooruit voor R&D

Deze focus op gebruikers wierp al snel zijn vruchten af. Steeds meer medewerkers schoven zelf nieuwe ideeën met SharePoint naar voren. Zo werd het platform stelselmatig uitgebreid met nieuwe tools. Voor de R&D-afdeling werd een tool voor de zogenaamde Specials – specifieke maatwerkuitvoeringen op vraag van klanten – ontworpen. Ook voor het maken van handleidingen voor nieuwe producten werd een workflow binnen R&D opgesteld. De workflow leidt de opmaak van een handleiding in goede banen: van creatie en updates tot finale goedkeuring.

Andere afdelingen springen op de kar

Bij het zien van de efficiëntiewinst die binnen R&D werd geboekt, sprongen ook andere afdelingen op de kar en werden voor hen heel wat tijdbesparende toepassingen uitgewerkt. Bij de productieafdeling geeft de Shopfloor aplicatie operatoren een handig overzicht van de geplande productieorders per werkstation en per operator. Daarnaast verloopt het opmaken van productiedossiers dankzij SharePoint zo goed als automatisch. "Ook bij de ondersteunende diensten werden de mogelijkheden van SharePoint steeds duidelijker", gaat Blomme verder. "Ook voor hen zetten we verschillende applicaties op om hun processen te optimaliseren."

Enkele tips voor een succesvol SharePointplatform

Het SharePointtraject dat Delta Light aflegde, is zeker een succes te noemen. “Vijf jaar geleden startten we met een eenvoudig intranet, maar gaandeweg is ons SharePointplatform uitgegroeid tot een onmisbare tool binnen onze organisatie”, bevestigt Blomme. De cijfers bevestigen dit. Het Delta Light SharePoint platform telt vandaag 131 sites en herbergt 175 000 documenten. Wel 188 verschillende Nintex Workflows leiden interne processen op het SharePointplatform in goede banen. In die tijd leerde men bij Delta Light heel wat bij over het uitbouwen en up-and-running houden van een SharePointplatform. Jan Blomme geeft dan ook graag enkele SharePoint do’s & don’ts mee.

Een tip voor wie met SharePoint wil starten is: bepaal een duidelijke scope en weersta aan de verleiding om het project te groots aan te pakken of te veel ineens te doen. Think big, start small but keep growing is hier het motto. Daarnaast zet ik ook graag het belang van user adoption, de gebruikers dus, in de verf. Voorzie voldoende tijd voor het trainen en begeleiden van key users en gebruikers. En probeer zo veel mogelijk mensen mee te krijgen in je SharePointproject.

Jan Blomme, IT Manager Delta Light

Lees de volledige getuigenis

Win tijd terug

SharePoint helpt bedrijven en organisaties om hun processen te stroomlijnen en de communicatie te verbeteren in verschillende afdelingen: van IT over HR tot de juridische of de kwaliteitsdienst. Is uw bedrijf klaar om tijd terug te winnen? Ontdek wat SharePoint voor uw onderneming kan betekenen: contacteer onze experts en vraag een value discovery workshop aan.