Microsoft 365: een handleiding voor gebruikersadoptie

Microsoft 365: een handleiding voor gebruikersadoptie

Geschreven door Katrien Devulder op

Als u Office 365 of het uitgebreidere Microsoft 365 (dat is een complete oplossing die Office 365, Windows 10 en Enterprise Mobility + Security samenbrengt) succesvol wil uitrollen in uw bedrijf, dient u ervoor te zorgen dat iedereen in uw organisatie er doelmatig mee kan én wil werken. Het is belangrijk dat medewerkers inzien welke voordelen de nieuwe tools voor hen meebrengen. Mensen verzetten zich vaak tegen verandering, dus moeten ze weten wat ze eraan hebben. Dit is wat men in het vakjargon benoemt als 'user adoption' of gebruikersacceptatie. Om bedrijven hiermee op weg te helpen, stelde Microsoft een Adoptiehandleiding voor Eindgebruikers op. Bedrijven die een doeltreffende manier zoeken om zo veel mogelijk uit hun investering in Microsoft 365 te halen, vinden in dit eBook een handig stappenplan, tal van concrete tips en best practices gebaseerd op ervaringen van andere bedrijven. We zetten alvast de belangrijkste stappen op een rij.

Download het eBook

Succesfactoren voor gebruikersadoptie met Microsoft 365

Een goede adoptie van Microsoft 365 is afhankelijk van vier succesfactoren: belanghebbenden, scenario's, bewustwording en training.

Belanghebbenden

Regel één voor een geslaagde adoptie van Microsoft 365 is dat u de juiste belanghebbenden samenbrengt in een team. Deze mensen kunnen vervolgens verschillende rollen uitoefenen voor, tijdens en na de implementatie van Microsoft 365. De belangrijkste rollen hierbij zijn:

  • Projectsponsor: de persoon die op hoog niveau de visie rond Microsoft 365 en de bredere doelen ervan binnen het bedrijf bepaalt en uitdraagt. Dit is vaak iemand uit het management, die veel invloed heeft op de bedrijfscultuur.
  • Early adopters: dit zijn de mensen die de nieuwe tools als eerste leren kennen. Zij kunnen u waardevolle feedback geven over hoe zij de nieuwigheden ervaren en zullen er op die manier voor zorgen dat de businessdoelstellingen waarvoor Microsoft 365 wordt uitgerold, ook echt gerealiseerd worden. De input en het enthousiasme van deze early adopters is cruciaal voor het slagen van uw Microsoft 365-traject. Breng hiervoor dus mensen uit verschillende afdelingen en met verschillende skills samen in één early adopters programma: zowel IT-medewerkers als key users en ook die mensen die vaak moeite hebben met nieuwe technologie. Deze laatste zullen u helpen om de noden van alle medewerkers beter te begrijpen tijdens de lancering.
  • Pleitbezorgers of champions: dit zijn vaak key users van de verschillende tools binnen Microsoft 365, die de omgeving goed kennen en de voordelen ervan begrijpen. Zij zullen u helpen om de voordelen van de nieuwe omgeving duidelijk te maken bij collega's en enthousiasme voor Microsoft 365 te creëren binnen verschillende afdelingen. Bovendien kunnen ze hun kennis over de tools delen en gebruikers op weg helpen.

Scenario's

Wanneer u Microsoft 365 uitrolt, is het heel handig om vooraf verschillende scenario's te definiëren waarbij gebruikers de verschillende tools en features binnen het platform zullen kunnen gebruiken. Bepaal hierbij ook succescriteria, zodat u kan meten of de lancering doeltreffend verloopt en tastbare resultaten oplevert. Belangrijk is dat u de prioriteit van uw scenario's bepaalt. Zo weet u bij het lanceren van Microsoft 365 waarop u zich het eerst moet concentreren. Bovendien kan u de scenario's en hun prioriteiten mee opnemen in al uw interne communicatie over de lancering van Microsoft 365. Voorbeelden van scenario's zijn:

  • Veilig (en eenmalig) aanmelden (met Azure Active Directory)
  • De bestaande telefooncentrale vervangen (door Cloud PBX)
  • De samenwerking tussen collega's vereenvoudigen met behulp van een werkplek met chatfunctie (Teams)
  • De betrokkenheid van medewerkers bevorderen via een sociaal netwerk (Yammer)

Bewustwording

Een goed geplande communicatie voor, tijdens en na afloop van de uitrol van Microsoft 365 is van groot belang. Zo houdt u uw organisatie scherp en betrokken. U kan Microsoft 365 onder de aandacht brengen met een combinatie van middelen zoals e-mail, posters, maar misschien ook een wedstrijd of zelfs een lanceringsevenement - zolang het goed past binnen de cultuur in uw bedrijf. Door op die manier bewustwording te creëren zal de steun in de organisatie groeien en wordt een blijvende acceptatie door de gebruikers mogelijk.

Hou, wanneer u uw communicatieplan opstelt, uw scenario's bij de hand en gebruik ze om de nieuwe voordelen van Microsoft 365 in de kijker te zetten. Voorzie in uw communicatieplan een gepaste boodschap (een leuke teaser, bijvoorbeeld) bij het aftellen naar de lancering, een officiële aankondiging bij de lancering zelf en ga ook verder met communiceren na de lancering. Regelmatig tips & tricks delen met gebruikers, helpt bij het creëren van blijvende betrokkenheid bij uw medewerkers.

Training

Opleiding is essentieel als u wil dat nieuwe gebruikers de nodige kennis opdoen om het meeste uit Microsoft 365 te halen. Stel dus een uitgebreid trainingsprogramma op en hou hierbij rekening met de noden en verwachtingen van elke afdeling. Zorg er ook voor dat uw helpdesk voorbereid is en de nodige informatie ter beschikking heeft om eventuele vragen van gebruikers te beantwoorden.

Download het volledige eBook

Gebruikers centraal

Bij succesvolle IT-implementaties is 80% van de inspanningen gericht op mensen en 20% op de technologie. Met andere woorden: als u uw eindgebruikers steeds bij de les houdt, zal de implementatie van Microsoft 365 in uw organisatie vlotter verlopen. Savaco heeft al jaren ervaring bij het uitrollen van nieuwe IT-tools en kent het belang van een duurzame gebruikersadoptie. Onze experts kunnen u dan ook bijstaan bij het opstellen van een doeltreffend adoptie- en communicatieplan. Bent u van plan om Office 365 of Microsoft 365 in uw organisatie in te zetten? Of wil u meer halen uit uw bestaande omgeving? Neem gerust contact met ons op!