Oiltanking leidt rekruteringsproces in goede banen met Microsoft SharePoint

Oiltanking leidt rekruteringsproces in goede banen met Microsoft SharePoint

Geschreven door Katrien Devulder op

Voor een bedrijf in volle expansie als Oiltanking zijn aanwervingen dagelijkse kost. De drie Belgische vestigingen van deze wereldspeler in opslag van olie, chemicaliën en gas, schrijven per jaar zo’n 40 vacatures uit. Om de administratie en het goedkeuringsproces dat daarbij komt kijken, in goede banen te leiden, koos de Belgische personeelsdienst voor Microsoft SharePoint. De snelle inzetbaarheid en de flexibiliteit van het platform waren doorslaggevend bij deze keuze. Rob De Donder, Regional HR Management System Coordinator, vertelt hoe dit werd aangepakt. Lees de volledige klantengetuigenis.

Nood aan vlotter rekruteringsproces

Vanuit Antwerpen coördineert het Belgische HR-team de personeelszaken voor de drie Belgische sites van Oiltanking. De huidige groei van het bedrijf vertaalt zich voor de HR-dienst in een groot aantal aanwervingen. "Dat zorgt voor een enorme administratieve druk", vertelt Rob De Donder. Dus werd er gezocht naar een tool om het hele rekruteringsproces vlotter te doen verlopen.

"Omdat de ontwikkeling van een wereldwijd Oiltanking HR-Managementsysteem nog lopende is, zochten we naar een lokale oplossing voor onze eigen Belgische sites", legt De Donder uit. "We kozen ervoor om met SharePoint een tool uit te werken, aangezien we al eerder met dit samenwerkingsplatform geëxperimenteerd hadden. Savaco werd ons als partner in dit project aangeraden door de collega’s van ICT, die al langer met het Kortrijkse IT-bedrijf samenwerken."

Rekruteringsproces in kaart gebracht

Om te weten te komen welke informatie zoal op het SharePointplatform gecentraliseerd moest worden, bracht Savaco samen met het team van Oiltanking het rekruteringsproces grondig in kaart. Op basis daarvan werd een proof-of-concept uitgewerkt die door Oiltanking eerst uitgebreid werd getest en daarna volledig werd uitgerold voor de drie Belgische sites.

Vandaag leidt het systeem het volledige rekruteringsproces, van begin tot einde, in goede banen: van goedkeuringen over vacaturebeheer en online sollicitaties tot het contractvoorstel.

Al deze informatie wordt overzichtelijk samengebracht op SharePoint. Daar kunnen wij vanuit HR alle vacatures opvolgen, maar ook de teamleiders van het departement waar iemand wordt aangeworven, kunnen voor hun specifieke vacatures steeds cv’s doornemen, de laatste status bekijken, enzovoort.

Rob De Donder, Regional HR Management System Coordinator Oiltanking

Tijdswinst en vlottere communicatie

Het nieuwe SharePointplatform is nu al enige tijd up-and-running en zorgt voor heel wat tijdswinst bij de HR-dienst én een vlottere communicatiestroom tussen HR en andere afdelingen. "Voor ons betekent dit een stuk minder administratief werk én een snellere opstart van de aanwervingsprocedure. Onze department managers zijn dan weer heel wat zelfstandiger in het beheren van hun vacatures en vooral ook meer betrokken in het rekruteringsproces", aldus De Donder.

Oiltanking België doorgaat een belangrijke groeifase, met als gevolg een enorme overload voor onze HR-dienst. We hadden twee keuzes om daar iets aan te doen: ofwel extra personeel aanwerven voor de rekrutering, ofwel ons beter organiseren. We hebben gekozen voor dat laatste en dankzij SharePoint is ons dat aardig gelukt.

Rob De Donder, Regional HR Management System Coordinator Oiltanking

De SharePointtool werd snel en volledig op maat van de HR-dienst opgezet, met behulp van een combinatie van standaardcomponenten en SharePoint best practices. De flexibiliteit en veelzijdigheid van SharePoint wordt bij Oiltanking dan ook gezien als de grootste troef van het platform.

SharePoint kan je volledig aanpassen aan de concrete noden van je organisatie. In ons geval was het platform dan ook de juiste oplossing om snel lokaal onze nood aan structuur in het rekruteringsproces op te lossen. Zo zijn we gewapend voor de nabije toekomst.

Rob De Donder, Regional HR Management System Coordinator, Oiltanking

Lees het volledige verhaal

Ontdek de mogelijkheden van Microsoft SharePoint

SharePoint helpt bedrijven en organisaties om hun processen te stroomlijnen en de communicatie te verbeteren in verschillende afdelingen: van IT over HR tot de juridische of de kwaliteitsdienst. Ontdek wat SharePoint voor uw onderneming kan betekenen: contacteer onze experts en vraag een value discovery workshop aan.