SharePoint maakt informatiebeheer bij Simba Toys Benelux kinderlijk eenvoudig

SharePoint maakt informatiebeheer bij Simba Toys Benelux kinderlijk eenvoudig

Geschreven door Stijn VANDEBUERIE op

Kinderen gelukkig maken. Dat is wat Simba Toys Benelux in essentie doet. Al meer dan 25 jaar is dit bedrijf uit Aalbeke (nabij Kortrijk) immers gespecialiseerd in ontwerp, productie, verkoop en distributie van pluche speelgoed.

Stroomlijnen van de massa informatie

Een performante IT-omgeving en de juiste tools moeten ervoor zorgen dat Simba Toys Benelux haar core activiteit – het vervaardigen en verdelen van speelgoed – vlekkeloos kan uitvoeren. Dit doorheen het ganse proces van ontwerp over productie t.e.m. distributie naar diverse winkelketens zoals speelgoed- en babyspeciaalzaken, inkoopgroeperingen, retail, discount, internetwinkels,… Dit klinkt kinderlijk eenvoudig maar dat is het niet. Het stroomlijnen van de massa informatie en documentatie die gepaard gaat met elk type product vergt een doordachte aanpak.

SharePoint als Document Management Systeem

Stefan Seys, IT verantwoordelijke binnen Simba Toys Benelux, vertelt ons meer over de manier waarop het bedrijf zich geleidelijk steeds beter wist te organiseren om vandaag uiterst flexibel te kunnen inspelen op de eisen van de klant.

Hieronder alvast een korte samenvatting en een aantal opvallende uitspraken uit deze boeiende getuigenis:

  • Heel wat communicatie verliep per mail waarbij documenten gewoon als bijlage werden meegestuurd. Het gevolg was dat alle documenten zowel verspreid stonden over het netwerk bij de verschillende gebruikers als werden bijgehouden in hun persoonlijke mailbox.
  • Om de efficiëntie te verhogen en het tijdsverlies in te perken werd op zoek gegaan naar een oplossing die ons kon helpen de documentenstroom beter te beheersen en die ervoor moest zorgen dat onze medewerkers op het juiste moment toegang hadden tot de juiste documenten.
  • Na research en overleg met onze IT-partner Savaco werd gekozen om Microsoft SharePoint uit te rollen als centraal platform voor informatiebeheer.
  • Alles van productdocumentatie werd gecentraliseerd in een eerste SharePoint-bibliotheek. Ingrijpend hierbij was het afstappen van de gekende folderstructuur en de keuze om te gaan werken op basis van metadata.
  • De implementatie van de workflows voor het automatisch uitsturen van e-mails rond shipping info, samples en testrapporten, bespaart ons op vandaag heel wat tijd. En last but not least zien we ook een inperking in opslagruimte door overvolle mailboxen met dezelfde bijlages.
  • Begin doordacht en met het kritisch bekijken van de reeds bestaande informatiestromen en bedrijfsprocessen. Ga stap voor stap en gefaseerd te werk. En, zeer belangrijk, betrek zoveel mogelijk de eindgebruikers in het verhaal.
  • Naast de pure applicaties voor de gebruiker is het ook belangrijk om voldoende aandacht te hebben voor het onderliggende ICT-infrastructuur platform.

Lees het volledige verhaal en kom zo meer te weten over efficiënt informatiebeheer bij Simba Toys Benelux

Meer weten over Document Management?

Neem vrijblijvend contact met ons op en laat ons samen bespreken hoe we de informatiestroom en de voornaamste bedrijfsprocessen in uw bedrijf kunnen optimaliseren.