Tips how to stay ahead of Murphy

Omdat Savaco de voorbije jaren heel wat bedrijven en organisaties heeft begeleid bij het verhuizen van hun IT-infrastructuur naar een nieuwe of andere locatie, delen we nu graag onze ervaringen. Want hoe dan ook, het afbreken en terug opbouwen van je IT is en blijft een risicovolle onderneming. 

Project manager Koos, al heel wat IT-verhuiswatertjes doorzwommen, geeft je advies en deelt graag zijn kennis onder wat hij noemt 'tips how to stay ahead of Murphy':

1. Proper preparation prevents poor performance
Het blijft een cliché, maar een goede voorbereiding geeft de beste kans op succes en zorgt ervoor dat er steeds een plan klaarligt indien het toch fout gaat.

2. Plan, communicate & create checklist
Zorg voor duidelijke afspraken tussen alle betrokken partijen met één centraal aanspreekpunt per tak. Een overlegorgaan voor belangrijke beslissingen indien er issues zijn, maar ook voor progressierapportage. Opmaken van een lijst met zaken die primordiaal zijn voor de werking de volgende ochtend is een must. Geef geen ruimte voor fouten en stel een checklist op!

3. Think wide, think bright
Kijk verder dan enkel het verhuizen van de IT. Zo verhuist de telecom ook mee, de telefonie, bepaalde services intern gehost, maar ook andere hardware componenten zoals switching, UPS, firewalls, printers, thin clients,… Alles dient op voorhand in kaart gebracht te worden met verantwoordelijken per topic.

4. Better safe than sorry
Neem een backup van alle hardware componenten (servers, switchen,firewall,…). Tijdens het fysiek verplaatsen kan er hardware defect gaan. Indien dit gebeurt, moet er naar de laatste versie kunnen teruggekeerd worden. Indien blijkt dat er bepaalde zaken op bijv. switch-niveau anders ingesteld waren, kunnen we vanuit de backup deze nog controleren en aanpassen.

5. Divide & conquer
Splits de hardware voor fysieke verhuis over diverse wagens en routes uit. En verhuis pas de backup wanneer de andere hardware reeds ter plaatse is.

6. Reduce & control
Reduceer de complexiteit. Zeker bij een verhuis kan het interessanter zijn om bepaalde ‘vernieuwingen’ eventjes uit te stellen tot alles terug 'basis operationeel' is.

7. Engage
Schakel alle nodige partijen in en hou hen nauw betrokken. De telecom-provider, de telefonie-provider, de software-leverancier van bepaalde cruciale applicaties die buiten Savaco’s beheer vallen. Iedereen moet mee in het IT-verhaal en moet duidelijk weten wat van hen wordt verwacht.

8. Document everything
Een nieuwe omgeving is wennen voor iedereen. De LAN patching, LAN/SAN bekabeling, aansluitingen van de providers, aansluitingen printers. Indien er bepaalde issues zijn, is het interessant om al eerst te kunnen diagnoseren alvorens de partner te contacteren. Belangrijk dus dat alles mooi gedocumenteerd is. Van fysieke locatie tot welke poort er gebruikt is. Elk detail is belangrijk.

9. Check the checklist
Het overlopen van de vooropgestelde checklist na afloop van de verhuis zal een geruststellend gevoel opwekken. Verdere afspraken worden daarna gemaakt om (eventueel nog) openstaande topics aan te pakken en in te plannen.

10. Enjoy & report
Geniet van de nieuwe omgeving maar lijst op welke items er nog kunnen verbeteren. Steeds naar beter streven is immers de boodschap. Het verdere verloop na de verhuis wordt opgepikt in een 'Services Operations' modus waarbij eerste de prioriteiten worden beslist en ze één voor één verder aangepakt kunnen worden.

Je IT-infrastructuur verplaatsen? Hoe begin je eraan?

Staat binnenkort een verhuis of verplaatsing van jouw ICT-omgeving gepland? Of heb je nog bijkomende vragen over hoe Savaco je kan helpen bij je IT-verhuisproject?

Referentie

Een vlotte IT verhuis voor INNI Group

Referentie inni group

"Alvast onze welgemeende dank aan het hele Savaco team. De samenwerking met jullie was zeer professioneel maar ook zeer aangenaam."

Tom Deschildre, Managing Director INNI group