Wat moet je weten over de VLAIO-subsidie voor Digitale Transformatieprojecten?

Wat moet je weten over de VLAIO-subsidie voor Digitale Transformatieprojecten?

Geschreven door Du Nguyen, Business Development Manager op

Het zijn speciale tijden. Corona zorgt ervoor dat bedrijven hun kortetermijnstrategie moeten aanpassen. Sommigen gaan in defensieve modus. Ze stoppen met investeringen en proberen te overleven. Andere bedrijven geloven erin dat door te blijven innoveren, digitaliseren en investeren, ze als bedrijf sterker uit de coronacrisis zullen komen. VLAIO wil Vlaamse kmo's een extra duw geven door subsidies te verlenen aan bedrijven die verder willen inzetten op digitale transformatie. Het programma "digitale transformatieprojecten" wordt gelanceerd vanaf 1 september 2020. Wat houdt de subsidie precies in, wat moet u weten voor u een aanvraag kan indienen en loont het de moeite om op deze opportuniteit in te gaan? Collega Du zet vijf belangrijke zaken op een rij.

1. Wat is het doel van deze subsidie?

Vlaio voorziet subsidies voor kmo's, gevestigd in Vlaanderen, die willen inzetten op digitale transformatie. De insteek is bedrijven te stimuleren om digitaliseringsprojecten te lanceren die hen sterker zullen maken in de toekomst. De oproep moet ervoor zorgen dat kmo's meer matuur worden op het vlak van digitalisatie en dat ze evolueren naar meer datagedreven organisaties. Het kan hierbij gaan om toepassingen binnen verschillende bedrijfsdomeinen zoals HR, productie, productontwikkeling en R&D, verkoop, marketing, ...

Met de subsidie kan u advies en begeleiding inkopen die u nodig heeft om het digitale transformatieproject te realiseren. Ook voor uw eigen personeelskost kan u een subsidie krijgen, zolang deze kost kleiner is dan de kost van de externe dienstverlener.

2. Hoeveel subsidie kan een onderneming krijgen?

Als kmo kan u maximaal €50 000 subsidies ontvangen. Dit bedrag is opgesplitst in

  • Maximum €25 000 voor steun van één of meerdere dienstverleners
  • Maximum €25 000 voor eigen kosten binnen de onderneming (personeels- en overheadkosten komen in aanmerking).

Een aantal belangrijke details verliest u best niet uit het oog:

  • Het aandeel eigen kosten mag niet hoger zijn dan het aandeel externe dienstverlening.
  • Het steunpercentage bedraagt 50% van de aanvaarde projectscope. Dat betekent dat, indien u voor €50 000 subsidies wil ontvangen, uw projectraming (interne & externe kosten) minstens €100 000 moet bedragen.
  • In totaal wordt 2,5 miljoen euro voorzien in subsidies. Indien elk bedrijf het maximum aan subsidies aanvraagt, kunnen er dus 50 dossiers goedgekeurd worden.

3. Welke stappen moet u nemen?

Om als bedrijf een subsidie aan te vragen, dient u drie stappen te nemen:

1. Een goede business case bepalen en uitwerken

Een goede business case, een goed uitgewerkt dossier en een tijdige indienen bepalen uw slaagkans op subsidies. Uw toepassing moet écht duidelijk maken dat het gaat over een digitale transformatie die een impact zal hebben op uw bedrijfsvoering of zal bijdragen tot de realisatie van uw bedrijfsstrategie. Het kan hierbij gaan over een oplossing die een invloed heeft op uw businessmodel of een investering met betrekking tot de kritische processen binnen uw bedrijf.

Zorg voor voldoende details in uw dossier en gebruik termen die duidelijk zijn. Onze ervaring leert ons dat veel bedrijven hier steken laten vallen, waardoor hun dossier niet voldoende scoort om toegelaten te worden.

2. Tijdig uw aanvraag indienen en ontvankelijkheidscheck

U kan een subsidieaanvraag indienen tussen 1 september en 31 oktober 2020. Subsidies worden toegekend aan goedgekeurde dossiers én in volgorde van aanvraag. Hebt u een sterke case, maar bent u de laatste die een dossier heeft ingediend? Dan riskeert u toch naast de subsidie te grijpen omdat uw voorganger het budget al heeft opgebruikt.

Na het online indienen van uw dossier is er een ontvankelijkheidscheck om te bepalen of u als bedrijf in aanmerking komt. In deze fase wordt uw dossier zelf nog niet geëvalueerd. Volgende criteria worden hierbij gecontroleerd:

  • Vodoet de projectindiener aan de voorwaarden voor indiening?
  • Voldoet de externe dienstverlener aan de voorwaarden?
  • Is de aanvraag tijdig ingediend?
  • Is de aanvraag volledig ingediend (of tijdig vervolledigd)?

3. Uw dossier verdedigen

Na de ontvankelijkheidscheck wordt u uitgenodigd om uw dossier te verdedigen. Hierna wordt de beslissing genomen en krijgt u feedback.

4. Welke toepassingen komen in aanmerking?

Zoals al vermeld, is de subsidie bedoeld voor digitaliseringsprojecten die een wezenlijke impact hebben op de onderneming. VLAIO omschrijft het op hun website als volgt:

  • het project ondersteunt de transitie naar een digitale data-gedreven onderneming onder andere via een slim gebruik en beheer van data
  • het project kan zich richten op zowel producten, diensten als processen van ondernemingen en de wijzigingen van het business model die hiermee gepaard kunnen gaan
  • het project draagt bij tot de realisatie van de bedrijfsstrategie en/of is gerelateerd aan de kritische processen van de onderneming
  • het project kan tot implementatie binnen de ondernemingen leiden tijdens of kort nà de looptijd van het project
  • het project is steeds maatwerk en vertoont voldoende uitdaging en ambitie waardoor de onderneming zich in de toekomst kan onderscheiden in de relevante markt waarin de onderneming opereert (of beoogt te opereren) (bron: VLAIO)

Over welke projecten gaat het dan concreet? Dit zijn enkele praktische voorbeelden van mogelijke digitaliseringsprojecten:

  • Het connecteren van productiemachines, datacaptatie en het gebruik van die data om de productie efficiënter te maken
  • Het uittekenen van een marketingstrategie in combinatie met verschillende acties, zoals data-analyse
  • Het gebruik van camerasystemen en Machine Learning-toepassingen om kritische bedrijfsprocessen te waarborgen
  • Het inzetten van softwaretools om engineering- of designprocessen digitaal te ondersteunen.

Een belangrijke kanttekening hierbij: projecten die louter gaan om een investering in of een implementatie van standaardsoftware of standaard digitale toepassingen, komen niet in aanmerking.

5. Een externe partner is essentieel voor de helft van uw subsidie

Wil u een aanvraag voor een subsidie indienen, dan zal u op voorhand een bespreking, offerte én bevestiging van samenwerking met uw externe dienstverlener moeten voorleggen. Het is dus belangrijk dat u al afspraken maakt met uw externe dienstverlener en een partnership aangaat, voor u uw dossier indient.

Meer weten over deze subsidie?

Op de website van VLAIO vindt u alle details, voorwaarden en procedures in verband met deze subsidie in een helder overzicht. Met deze blogpost willen we u alvast een idee geven over wat deze oproep inhoudt en met welke aspecten u best rekening houdt, vooraleer u een dossier opstelt. Wil u meer weten over deze subsidie, zoekt u een partner voor uw digitaliseringsproject en kan u hulp gebruiken bij het opstellen van uw dossier? Savaco's experts staan klaar om u te begeleiden. Neem contact met ons op.