Van de Velde

Bij lingerieproducent Van de Velde komen elk jaar zo’n 14 500 facturen binnen. Het spreekt voor zich dat de verwerking hiervan heel wat tijd vergt. Om dit proces efficiënter en correcter te laten verlopen, besliste Van de Velde om binnenkomende facturen volledig digitaal te verwerken. Met behulp van een goed doordacht goedkeuringsproces op basis van Microsoft SharePoint worden facturen nu veel sneller afgehandeld en wint Van de Velde heel wat tijd.

Geautomatiseerde processen zorgen voor efficiëntere afhandeling van facturen

Omdat facturen van leveranciers vaak een lange weg afleggen tot bij de boekhouding die de betalingen uitvoert, besliste Van de Velde om het hele proces te digitaliseren. Facturen worden daarbij ingescand en vervolgens digitaal goedgekeurd voor betaling. “Als IT-afdeling is het onze rol om niet alleen onze IT-omgeving te beheren, maar ook processen te optimaliseren. De verwerking van facturen is daar een voorbeeld van, en dat hebben we dan ook aangepakt”, verduidelijkt IT-manager Mario Roegiers.

Van de Velde riep hiervoor de hulp in van Savaco, dat al heel wat ervaring heeft in gelijkaardige projecten. “Savaco stelde voor om een proof-of-concept uit te werken. Op die manier konden ze aantonen dat een goedkeuringssysteem voor facturen op basis van Microsoft SharePoint kan voldoen aan de behoeftes van Van de Velde”, vertelt Roegiers.

Oplevering op tijd en binnen budget

Vooraleer het systeem over de hele organisatie uit te rollen, werkte Savaco eerst een test case uit. Die proactieve aanpak doorheen het hele project en daarna werd duidelijk geapprecieerd bij Van de Velde:

We waren erg onder de indruk van de transparantie en de directe communicatielijnen met alle mensen die betrokken waren in het project. Bovendien werd het project netjes binnen tijd én budget afgewerkt, en ook na oplevering was er oog voor service. Een zeer menselijke benadering in deze tijden van tijds- en budgetdruk.

Mario Roegiers, IT-manager Van de Velde

Digitaal samenwerken faciliteren

Het systeem werkt nu al een tijdje op volle toeren, en het geeft duidelijk heel wat tijd terug aan de medewerkers van Van de Velde: “Het goedkeuringsproces verloopt nu veel sneller. Er blijven minder facturen onnodig lang op de werkplekken liggen en verlies van facturen met lange zoekacties zijn verleden tijd. Ook opzoekwerk naar facturen gaat een pak sneller nu ze digitaal gearchiveerd worden," aldus nog Roegiers.

Lees het volledige verhaal

Sector: textiel
Regio: Oost-Vlaanderen | Schellebelle
www.vandevelde.eu

Het goedkeuringsproces verloopt nu veel sneller. Er blijven minder facturen onnodig lang op de werkplekken liggen en verlies van facturen met lange zoekacties zijn verleden tijd.

Mario Roegiers, IT-manager Van de Velde

Meer weten over de mogelijkheden van SharePoint?

Informatie en processen binnen uw organisatie stroomlijnen - lijkt het iets voor u? Praat eens met Savaco over de mogelijkheden die SharePoint biedt voor documentbeheer en workflows.

Savaco beter leren kennen?

Neem vrijblijvend contact met ons op. We maken graag tijd voor u vrij.

Contact opnemen