Pour aider les employés à donner le meilleur d'eux-mêmes, vous pouvez utiliser de nombreux outils de l'écosystème Microsoft 365 pour améliorer la communication, favoriser la collaboration et aider les gens à trouver facilement les informations dont ils ont besoin. Voici six aspects importants à prendre en compte et que vous pouvez facilement aborder avec la bonne technologie.
1. Se connecter avec les collègues et l'organisation
Étant donné que nous travaillons de plus en plus à distance, il devient de plus en plus difficile de se sentir connecté avec nos collègues, d'autres équipes et l'organisation. Des outils intelligents de communication peuvent aider à renforcer cette connexion avec notre travail, et Microsoft 365 propose les outils parfaits pour cela :
- Pensez à un intranet SharePoint pour partager les nouvelles de l'entreprise. Parmi les fonctionnalités pratiques, citons la possibilité d'enrichir les articles d'actualité avec des vidéos et du contenu dynamique, de diriger les informations vers un public spécifique, et les mentions "j'aime" et les commentaires pour donner vie aux informations de l'entreprise.
- Pour créer des "communautés" au sein de votre organisation, regroupant des personnes partageant des intérêts communs et travaillant sur des sujets similaires, vous pouvez utiliser Viva Engage, anciennement connu sous le nom de Yammer.
- L'outil de communication par excellence, en particulier au sein de votre propre équipe ou groupe de projet, est bien sûr Teams, qui permet non seulement de tenir des réunions et de discuter, mais aussi de collaborer sur des documents, et bien plus encore.
Ce qui est intéressant avec ces trois outils, c'est que vous pouvez les utiliser séparément, mais ils s'intègrent également parfaitement dans Teams. Ainsi, vous évitez de compartimenter à nouveau les informations dans des "silos" et la communication reste efficace. La clé d'une communication interne réussie ? Définissez pour chaque communication les personnes que vous souhaitez atteindre (votre propre équipe, un groupe de personnes ayant un intérêt particulier, ou toute l'entreprise), déterminez clairement le type de communication que vous souhaitez mener via chaque outil, et assurez-vous que tout le monde dans votre organisation sait à quoi s'attendre de chaque canal.
2. Accroître l'engagement
Tout le monde dans votre organisation connaît-il les objectifs à long terme ? Ou sont-ils au courant de l'état d'avancement d'un projet en cours ? Les OKR (Objectives & Key Results) apportent une réponse à ces questions. Avec les OKR, vous clarifiez les objectifs de l'entreprise, et sur cette base, vous pouvez définir les résultats clés : des actions concrètes et mesurables qui aident à progresser. Microsoft Viva Goals vous aide à définir clairement les OKR, à les visualiser et à les communiquer à tous les employés. De cette façon, vous pouvez impliquer davantage vos employés dans la direction que souhaite prendre votre entreprise.
3. Inspirer vos employés
Investir dans la formation et le partage des connaissances est crucial pour aider vos employés à se développer dans leur travail, ce qui contribue à leur motivation et à leur rétention. Avec Microsoft 365, vous pouvez mettre en place de nombreuses initiatives pour favoriser le partage des connaissances et inspirer vos employés. Vous pouvez utiliser Viva Learning pour proposer des parcours d'apprentissage adaptés aux différents rôles au sein de votre organisation. Mais également, les connaissances partagées via Viva Engage encouragent le partage des connaissances entre les employés ayant les mêmes centres d'intérêt, et via les hubs de connaissances dans votre environnement SharePoint, vous pouvez encourager les gens à partager leurs connaissances avec leurs collègues.
4. Trouver facilement des informations dans un environnement organisé
Trouver facilement des informations dans un environnement organisé Combien de fois avez-vous cherché un document spécifique sans parvenir à le retrouver ? Une architecture de l'information bien pensée pour votre organisation améliore non seulement l'efficacité, mais aussi le bien-être de vos employés. Heureusement, Microsoft 365 offre de nombreuses possibilités pour structurer vos informations et les rendre facilement accessibles. Par exemple, une bonne fonction de recherche dans votre environnement Microsoft 365 peut faire des merveilles lorsque vous voulez retrouver rapidement un document spécifique. Si vous souhaitez travailler sur votre architecture de l'information, Savaco peut certainement vous aider. Une évaluation de la plateforme de données et de documents M365 est un bon point de départ.
5. Améliorer votre équilibre entre vie professionnelle et vie privée
Depuis l'automne dernier, le droit à la déconnexion est légalement réglementé, et c'est une bonne chose. Ceux qui parviennent à maintenir un bon équilibre entre vie professionnelle et vie privée sont plus motivés dans leur travail. Viva Insights est votre outil personnel qui vous aide à trouver cet équilibre, grâce notamment aux fonctionnalités suivantes :
- Planifiez des moments de tranquillité pendant lesquels vous ne souhaitez pas vous consacrer à votre travail - par exemple, le week-end.
- Planifiez l'envoi de vos e-mails afin qu'ils soient envoyés uniquement pendant les heures de travail.
- Terminez une journée de travail à domicile par une "commute virtuelle" : vous recevez un aperçu des tâches et des choses à faire qui vous attendent demain, et vous pouvez prendre un moment de méditation pour clôturer mentalement votre journée de travail, même si vous n'avez qu'à descendre les escaliers pour "rentrer chez vous".
- Obtenez une meilleure compréhension de vos habitudes de réunion et adaptez-les pour travailler de manière plus efficace.
- Planifiez des périodes de concentration lorsque vous souhaitez travailler en toute concentration, sans les discussions de Teams ou autres notifications. En effet, il faut 23 minutes pour reprendre le travail de manière concentrée après avoir été interrompu.
6. Faites-vous aider par un assistant numérique
C'est encore de la musique d'avenir, mais nous attendons avec impatience l'arrivée de Microsoft CoPilot ! CoPilot est un assistant numérique piloté par l'IA qui peut vous aider dans de nombreuses tâches répétitives et administratives, en fonction de ce qui se passe dans votre environnement Microsoft 365. De retour de vacances et votre boîte de réception est pleine à craquer ? CoPilot trie vos e-mails, vous montre quels messages traiter en premier et vous donne des suggestions de réponse. En retard pour une réunion Teams ? CoPilot vous donne un compte rendu de ce qui a déjà été discuté et des questions qui n'ont pas encore été abordées. Il n'est pas encore clair quand exactement vous pourrez utiliser CoPilot. Mais il est certain que CoPilot aura un impact majeur sur notre productivité et notre bien-être au travail !
