Ons privacybeleid

1. Identiteit van de verwerkingsverantwoordelijke

Dit privacybeleid is opgesteld door Savaco NV (ondernemingsnummer 0442.901.901) en Savaco Holding NV (ondernemingsnummer 0694.841.385), beiden met maatschappelijke zetel te Beneluxpark 19, 8500 Kortrijk (hierna gezamenlijk aangeduid als “Savaco”). 
Voor vragen over de verwerking van uw persoonsgegevens of over het uitoefenen van uw rechten kunt u contact opnemen via privacy@savaco.com. 
Wanneer u contact opneemt met Savaco, kunnen persoonsgegevens worden uitgewisseld waarmee wij u als individu of als vertegenwoordiger van een organisatie kunnen identificeren. Voorbeelden hiervan zijn uw naam, e-mailadres, adres en telefoonnummer. Dit zijn uw “persoonsgegevens” in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Contactgegevens van de Verwerkingsverantwoordelijke:  

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij en met welk doel?

Savaco verzamelt en verwerkt onder meer persoonsgegevens van de volgende categorieën betrokkenen: 

• Contactpersonen bij (potentiële) klanten

• Kandidaten voor een functie binnen Savaco

• (Vroegere) medewerkers en zelfstandige freelancers

• Overige personen waarmee Savaco professioneel contact onderhoudt

Alle verwerking geschiedt in overeenstemming met de AVG: rechtmatig, behoorlijk, transparant, doelgebonden.  

2.1 Overzicht van verwerkingsdoeleinden

Savaco verwerkt persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

• Klantenbeheer: prospectbeheer, contactgegevens, bedrijfs- en identificatiegegevens, financiële gegevens en projectinformatie.
• Rekrutering: professionele contactgegevens, functietitel, werkervaring en loopbaangegevens van kandidaten.
• Communicatie en marketing: informatieverstrekking over professionele activiteiten, evenementen en nieuwsbrieven via onze communicatiekanalen.
• Sociale media: wanneer u via een sociaal-mediaplatform contact opneemt, kunnen gegevens vanuit dat platform worden gedeeld. Wij raden u aan de privacyvoorwaarden van het desbetreffende platform na te lezen.
• Uitvoering van overeenkomsten: verwerking die nodig is voor de nakoming van contractuele verplichtingen jegens klanten.
• Financiële en boekhoudkundige verplichtingen: facturatie, boekhouding en rapportage conform wettelijke vereisten.
• Data-analyse en kwaliteitsverbetering: gebruik van gegevens (en in bepaalde gevallen AI-systemen) om de efficiëntie en prestaties van onze diensten te verbeteren. AI-toepassingen worden ingezet op basis van een risicobenadering conform de geldende regelgeving, kwalificaties en impactanalyses.
• Naleving van juridische verplichtingen: verwerking die vereist is op grond van toepasselijke wet- en regelgeving (bijv. arbeidsrecht).
• Gerechtvaardigd belang: verwerking die noodzakelijk is voor het legitiem belang van Savaco, zoals veiligheidsoverwegingen, mits de belangen van betrokkenen niet zwaarder wegen.
• Camerabewaking: op de terreinen en in de gebouwen van Savaco wordt gebruikgemaakt van camerabewaking ter bevordering van de veiligheid en een vlotte bedrijfsvoering. Camerabeelden worden uiterlijk na 30 dagen verwijderd, tenzij er een wettelijke grondslag bestaat voor langere bewaring (bijv. bij een vastgesteld incident).
• Cookies en webanalyse: bij het bezoeken van onze website worden gegevens automatisch verzameld via cookies en vergelijkbare technologieën. Bij uw eerste bezoek wordt u gevraagd uw cookievoorkeuren in te stellen. Meer informatie kan u vinden in de cookieverklaring.

2.2 Savaco als verwerker (dienstverlener)

Wanneer Savaco diensten levert aan klanten, verwerkt zij persoonsgegevens en data in opdracht van en onder instructie van de betreffende klant. In dat geval treedt Savaco op als Verwerker en is de klant de Verwerkingsverantwoordelijke. 

Voor vragen over de verwerking of verwijdering van persoonsgegevens in die context verwijzen wij u naar de klant in kwestie.

3. Met wie worden uw persoonsgegevens gedeeld?

Savaco deelt uw persoonsgegevens uitsluitend met derden voor zover dit noodzakelijk is voor de in sectie 2 beschreven doeleinden. Wij selecteren partners die een gelijkwaardig beschermingsniveau bieden.

• Uw persoonsgegevens kunnen onder meer worden gedeeld met: 
• Leveranciers van IT-infrastructuur en clouddiensten 
• Administratie- en boekhoudkantoren 
• Onderaannemers en sub-verwerkers 
• Overheidsdiensten, wanneer wettelijk verplicht 

Savaco brengt uw persoonsgegevens in beginsel niet buiten de Europese Economische Ruimte (EER). Wanneer een doorgifte buiten de EER toch noodzakelijk is, zorgt Savaco voor passende waarborgen conform de AVG, zoals standaardcontractbepalingen of het EU-VS Data Privacy Framework.

4. Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?

Savaco bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het realiseren van de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld, rekening houdend met wettelijke bewaarverplichtingen.

Voor meer informatie over specifieke bewaartermijnen kunt u contact opnemen met ons privacyteam via privacy@savaco.com.

5. Uw rechten als betrokkene

Op grond van de AVG heeft u de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens. U kunt een beroep doen op deze rechten door contact op te nemen met ons privacyteam via privacy@savaco.com.

5.1 Recht van inzage en kopie

U hebt het recht te weten welke persoonsgegevens wij van u verwerken en een kopie daarvan te ontvangen. U kunt ook aanvullende informatie opvragen over de verwerkingsdoeleinden, categorieën van gegevens en eventuele ontvangers.

5.2 Recht op rectificatie 

Indien u meent dat wij onjuiste of onvolledige persoonsgegevens over u bewaren, hebt u het recht correctie of aanvulling te verzoeken. 

5.3 Recht op gegevenswissing (“recht op vergetelheid”) 

U kunt verzoeken uw gegevens zonder onredelijke vertraging te wissen. Wij zijn echter niet altijd in staat dit verzoek in te willigen, bijvoorbeeld wanneer de gegevens nog nodig zijn voor de uitvoering van een overeenkomst of wanneer een wettelijke bewaarplicht geldt. 

5.4 Recht op beperking van de verwerking 

U kunt verzoeken de verwerking van uw gegevens tijdelijk te beperken, bijvoorbeeld terwijl de juistheid ervan wordt nagegaan. 

5.5 Recht op intrekking van toestemming 

Wanneer een verwerking is gebaseerd op uw toestemming, hebt u het recht deze te allen tijde in te trekken. Het intrekken van uw toestemming laat de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking onverlet. 

5.6 Recht van bezwaar 

U hebt het recht bezwaar te maken tegen verwerkingen die zijn gebaseerd op het gerechtvaardigd belang van Savaco of op het algemeen belang. In dat geval staken wij de verwerking, tenzij wij dwingende gerechtvaardigde gronden aanvoeren. 

U kunt te allen tijde en zonder opgave van redenen bezwaar maken tegen de verwerking van uw gegevens voor directmarketingdoeleinden. Voor commerciële e-mails kunt u eenvoudig uitschrijven via de afmeldlink onderaan elke e-mail. 

5.7 Recht op gegevensoverdraagbaarheid 

U hebt het recht de persoonsgegevens die u zelf aan ons hebt verstrekt — op basis van toestemming of een overeenkomst — in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat te ontvangen, zodat u deze eenvoudig kunt overdragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke. 

5.8 Klachtrecht 

Indien u van oordeel bent dat wij uw persoonsgegevens onrechtmatig verwerken, hebt u het recht een klacht in te dienen bij de bevoegde gegevensbeschermingsautoriteit. Als Belgische onderneming verwijzen wij u naar:

Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)

Drukpersstraat 35, 1000 Brussel

Telefoon: +32 (0)2 274 48 00 

E-mail: contact@apd-gba.be

Een overzicht van de contactgegevens van alle EER-toezichthoudende autoriteiten is beschikbaar op de website van het European Data Protection Board. 

6. Uw privacy tijdens Savaco-events

Tijdens evenementen is het gebruikelijk dat er sfeerbeeld- of video-opnames gemaakt worden van de aanwezigen. Door uw deelname aan een event dat wordt georganiseerd door Savaco, aanvaardt u de mogelijkheid dat foto’s en ander audiovisueel materiaal van het event worden gemaakt waarop u zichtbaar bent. U aanvaardt dat deze beelden kunnen worden gebruikt voor promotie op de Savaco-website of via social media. 

Wenst u niet op een foto/video te staan, dan staat het u vrij om tijdens het event de fotograaf of cameraman daarvan op de hoogte te brengen. Hij/zij zal daar dan ook rekening mee houden. Indien Savaco een foto of video-opname met uw afbeelding publiceert en u heeft hier bezwaar tegen, dan kan u steeds contact opnemen met ons via privacy@savaco.com en ons laten weten welke foto u liever niet langer ziet verschijnen. Wij zullen dan de nodige stappen ondernemen om de foto te verwijderen. 

Bij events ontvangt u tevens een deelnemerslijst met de naam en de bedrijfsnaam van alle deelnemers. Hiermee willen we het voor u makkelijker maken om gedachten uit te wisselen met de andere aanwezigen en ideeën op te doen voor uw organisatie. Door deel te nemen aan het event, geeft u dan ook uw uitdrukkelijke toestemming om ook uw naam en bedrijfsnaam op te nemen in de deelnemerslijst. We benadrukken hierbij dat uw naam en bedrijfsnaam uitsluitend met andere deelnemers van het event worden gedeeld. Wenst u dat uw naam niet wordt opgenomen in de deelnemerslijst, dan kan u steeds contact opnemen met ons via privacy@savaco.com.

7. Tijdelijke opslag van beelden van bewakingscamera's

Savaco gebruikt camera’s in en rond het kantoorgebouw om de veiligheid van haar klanten, werknemers en activiteiten te garanderen. Savaco respecteert de specifieke regels die voor bewakingscamera’s gelden. Als er een bewakingscamera aanwezig is, laat Savaco u dat bijvoorbeeld weten met een duidelijk zichtbare sticker. Daarnaast respecteert Savaco in elk geval de richtlijnen van de overheidsdienst IBZ Veiligheid & preventie ‘besafe’(www.besafe.be). Beeldopnames van bewakingscamera’s in en rond de gebouwen van Savaco (aangeduid met een sticker) bewaart Savaco in de regel gedurende maximaal een maand. In sommige gevallen kan dat langer zijn:

• Als de opgenomen beelden nuttig zijn voor de bewijsvoering van handelingen om een (mogelijk) misdrijf of overlast aan te tonen,
• Om schade te bewijzen of om een dader, een ordeverstoorder, een getuige of een slachtoffer te identificeren,
• Als iemand zijn recht op inzage heeft uitgeoefend, lang genoeg om de vraag te kunnen beantwoorden.

Hebt u vragen over camerabeelden? Dan kun u terecht op het e-mailadres privacy@savaco.com.

8. Beveiliging en vertrouwelijkheid

Savaco heeft veiligheidsmaatregelen ontwikkeld, die aangepast zijn op technisch en organisatorisch vlak, om de vernietiging, het verlies, de vervalsing, de wijziging, de niet-toegestane toegang of de kennisgeving per vergissing aan derden van persoonsgegevens te vermijden, alsook elke andere niet-toegestane verwerking van deze gegevens. In geen geval kan Savaco aansprakelijk worden geacht voor enige directe of indirecte schade die voortvloeit uit een foutief of onrechtmatig gebruik door een derde van de persoonsgegevens. 

Onze website en diensten zijn niet gericht op personen jonger dan 16 jaar. Indien u vermoedt dat een minderjarige zonder geldige toestemming van ouders of voogd persoonsgegevens heeft verstrekt, verzoeken wij u contact met ons op te nemen. 

Bij een vermoeden van een beveiligingsincident of misbruik kunt u dit melden via privacy@savaco.com.

9. Juistheid van gegevens

Personen die persoonsgegevens aan Savaco meedelen, staan ervoor in dat deze gegevens juist, volledig en actueel zijn. Het meedelen van onjuiste gegevens of gegevens van derden kan leiden tot (tijdelijke of definitieve) beperking van de toegang tot producten en diensten van Savaco.

10. Bepalingen met betrekking tot de website

Savaco spant zich in om de informatie op haar website correct en actueel te houden, maar kan niet aansprakelijk worden gesteld voor onjuistheden of onvolledigheden in de gepubliceerde inhoud, noch voor schade die hieruit voortvloeit. 

Savaco is niet verantwoordelijk voor de inhoud van externe websites waarnaar via hyperlinks wordt verwezen en aanvaardt geen aansprakelijkheid voor de inhoud of het beleid van dergelijke sites. 

De website wordt aangeboden “as is”. Savaco kan niet aansprakelijk worden gesteld voor tijdelijke onbeschikbaarheid of storingen van het systeem. In geval van overmacht — waaronder hacking, cyberaanvallen, pandemieën, oorlog, natuurrampen of stroomuitval — wordt geen aansprakelijkheid gedragen.

11. Intellectuele eigendom en auteursrecht

Alle content op de website van Savaco — waaronder teksten, afbeeldingen, logo’s en grafische elementen — is en blijft eigendom van Savaco. Niets van de website mag worden gereproduceerd, aangepast, verspreid, verkocht of voor commerciële doeleinden worden gebruikt zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Savaco. 

Het scrapen, elektronisch opslaan of op enige andere wijze verwerken van informatie van de Savaco-website voor niet-goedgekeurde of onwettige doeleinden is uitdrukkelijk verboden.

12. Wijzigingen aan dit privacybeleid

Savaco behoudt zich het recht voor dit privacybeleid te allen tijde te wijzigen, onder meer om te voldoen aan nieuwe wet- en regelgeving of als gevolg van wijzigingen in onze verwerkingsactiviteiten. De meest recente versie is steeds raadpleegbaar op onze website. Wijzigingen treden in werking na publicatie. 

Indien een bepaling van dit beleid geheel of gedeeltelijk nietig of niet-afdwingbaar zou zijn, laat dit de geldigheid van de overige bepalingen onverlet. De nietige bepaling zal worden vervangen door een geldige bepaling die het beoogde doel zo nauw mogelijk benadert. 

Dit privacybeleid is onderworpen aan het Belgisch recht. De Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit en de rechtbanken bevoegd voor de maatschappelijke zetel van Savaco zijn bij uitsluiting bevoegd voor geschillen in verband met dit beleid.

Contact en vragen

Voor vragen, opmerkingen of verzoeken met betrekking tot dit privacybeleid of de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u te allen tijde contact opnemen via privacy@savaco.com.

Savaco NV  |  Beneluxpark 19, 8500 Kortrijk  |  privacy@savaco.com