Efficient vergaderen
17 Algemene tips voor efficient te vergaderen
Als je in google ‘efficiënt vergaderen’ ingeeft, word je overspoeld met tips en tricks. Logisch, want een vergadering blijft één van de beste instrumenten om problemen te bespreken, knopen door te hakken en af te stemmen met collega’s. Toch verloopt een vergadering vandaag nog niet altijd even efficiënt. Alle hulp hier is vaak welgekomen. De volgende 17 tips zijn zeker bruikbaar (en wellicht ook gekend):
-
Vergader alleen als het nodig is.
-
Nodig de juiste deelnemers uit en nodig alleen mensen uit die een positieve bijdrage leveren aan de vergadering. Telefoons uit zodat alle aandacht aan de agendapunten wordt besteed.
-
Kies je locatie goed. Zorg ervoor dat mensen niet op elkaar gepropt zitten, of er enkelen moeten rechtstaan. Of kies voor een online vergadering.
-
Bezorg iedereen op voorhand een agenda. Geef bij elk agendapuntje een korte uitleg. Waarover gaat dit punt? Wil je informeren, verwacht je een beslissing of is het een rondvraag.
-
Wees duidelijk over het doel van de vergadering: ter informatie, ter besluitvorming, enzovoort.
-
Leg een start- én eindduur vast. Hou de timing in de gaten en hou je eraan.
-
Bepaal de duur van de bespreking van elk punt en kap de discussie effectief en respectvol af. Plan verdere bespreking zo nodig in op een later moment.
-
Behandel de belangrijkste punten eerst.
-
Gebruik flipover of whiteboard (een klassiek of een elektronisch) om argumenten, planningen, ideeën, voorstellen, besluiten op te schrijven.
-
Sluit agendapunten af met: wie doet wat wanneer?
-
Verspreid een actielijst binnen de 24 uur.
-
Wacht niet op laatkomers.
-
Kies voor een verslagvorm: verslag, besluitenlijst of actielijst.
-
Schakel een goede voorzitter in en zorg voor een goede notulist.
-
Varieer de zitposities aan de vergadertafel.
-
Sluit de vergadering positief af: bedank de deelnemers voor hun inbreng.
-
Doe eens iets anders; kies eens een andere locatie, gebruik statafels, ga eens voor een online vergadering of ga de agendapunten creatief te lijf.
Maar hoe zit het met de impact van technologie? Kan technologie een handje helpen om vergaderingen efficiënter te organiseren?
Vooreerst een goed uitgeruste vergaderruimte, voorzien van de juiste tools en technologieën, kan zeker en vast een hulp zijn om de kwaliteit van vergaderingen drastisch te verbeteren. Denk bijvoorbeeld aan het gebruik van elektronische whiteboards of slimme projectieschermen. Ook videoconferencing biedt een extra dimensie aan flexibeler vergaderen, en helpt bovendien om het vergaderproces productiever en efficiënter te maken. We stellen u graag dé tool voor om efficiënt virtueel te vergaderen.
