Om medewerkers te helpen het beste uit zichzelf te halen, kan je gebruikmaken van heel wat tools binnen het Microsoft 365 ecosysteem om de communicatie te verbeteren, de samenwerking te stimuleren en mensen te helpen vlot de informatie te vinden die ze nodig hebben. Wat volgt zijn zes aspecten die hierbij van belang zijn en die je vlot kan aanpakken met de juiste technologie.
1. Connectie met collega's en organisatie
Omdat we met zijn allen meer en meer op afstand werken, wordt het steeds moeilijker om ons verbonden te voelen met onze collega's, met andere teams en met de organisatie. Slimme tools voor communicatie kunnen helpen om die connectie met ons werk sterker te maken en Microsoft 365 heeft hiervoor de geknipte tools in huis:
- Denk aan een SharePoint-intranet voor het delen van bedrijfsnieuws. Handige features zijn hier de mogelijkheid om nieuwsposts te verrijken met video en dynamische content, om informatie te richten naar een specifiek doelpubliek, en likes en comments om bedrijfsinformatie helemaal tot leven te wekken.
- Om binnen je organisatie "communities" uit te bouwen met mensen die interesses delen en aan gelijkaardige onderwerpen werken, kan je aan de slag met Viva Engage, de nieuwe naam van Yammer.
- Dé tool voor communicatie, vooral dan binnen je eigen team of projectgroep, is en blijft uiteraard Teams, waarin je niet alleen vergadert en chat, maar ook samenwerkt aan documenten en zo veel meer.
Het leuke aan deze drie tools is dat je ze dan wel apart kan gebruiken, maar dat ze ook perfect integreerbaar zijn binnen Teams. Zo voorkom je dat je opnieuw informatie in "silo's" indeelt en blijft de communicatie efficiënt verlopen. Dé sleutel tot succesvol intern communiceren? Bepaal voor elke communicatie wie je wil bereiken (je eigen team, een groep mensen met een bepaalde interesse, of het hele bedrijf), definieer duidelijk welk type communicatie je via welke tool wil laten verlopen, en zorg ervoor dat iedereen in je organisatie weet wat ze van welk kanaal mogen verwachten.
2. Betrokkenheid vergroten
Weet iedereen in jouw organisatie wat de langetermijndoelstellingen zijn? Of zijn ze op de hoogte van de status van een lopend project? OKR's - Objectives & Key Results - bieden een antwoord hierop. Met OKR's maak je duidelijk wat de bedrijfsdoelstellingen zijn, op basis daarvan kan je key results bepalen: concrete, meetbare actiepunten die helpen om vooruit te geraken. Microsoft Viva Goals helpt je om OKR's duidelijk te definiëren, ze te visualiseren en erover met alle medewerkers te communiceren. Zo kan je je medewerkers nauwer betrekken bij waar je als bedrijf naartoe wil.
3. Je medewerkers inspireren
Investeren in opleiding en kennisdeling is cruciaal om je medewerkers te helpen groeien in hun job, wat dan weer de motivatie en de retentie ten goede komt. Met Microsoft 365 kan je heel wat zaken op poten zetten om kennisdeling te stimuleren en je medewerkers te inspireren. Viva Learning kan je inzetten om leertrajecten voor te stellen op maat van de verschillende rollen binnen je organisatie. Maar ook de kennis die gedeeld wordt via Viva Engage stimuleert kennisdeling tussen medewerkers met dezelfde interesses, en via Knowledge Hubs op je SharePoint-omgeving kan je mensen motiveren om zelf hun kennis met collega's te delen.
4. Vlot informatie vinden in een georganiseerde omgeving
Hoe frustrerend is het niet als je een bepaald document zoekt en het maar niet kan terugvinden? Een doordachte informatiearchitectuur voor je organisatie komt niet alleen de efficiëntie, maar zeker ook het welzijn van je medewerkers ten goede. Gelukkig biedt Microsoft 365 tal van mogelijkheden om je informatie te structureren en vlot bereikbaar te maken. Zo kan een goede zoekfunctie binnen je Microsoft 365-omgeving wonderen doen voor wie snel een bepaald document wil terugvinden. Wil je met jouw informatiearchitectuur aan de slag? Dan kan Savaco je hierbij zeker helpen. Een M365 Data and Document Platform Assessment is hierbij een ideaal startpunt. Lees er hier meer over.
5. Verbeter je work-life-balance
Sinds vorig najaar is het recht op deconnectie wettelijk geregeld, en maar goed ook. Wie een goede work-life-balans kan bewaren, gaat meer gemotiveerd aan het werk. Viva Insights is jouw persoonlijke tool die je helpt de balans de vinden, dankzij o.a. deze features:
- Plan stille tijd in op momenten waarop je niet met je werk wil bezig zijn - in het weekend bijvoorbeeld.
- Plan het verzenden van je e-mailberichten, zodat ze enkel tijdens de werkuren worden verstuurd.
- Sluit een dag thuiswerken af met Virtual Commute: je krijgt een overzicht van de taken en to do's die je morgen te wachten staan en kan een momentje van meditatie houden om mentaal je werktijd af te sluiten, ook als je enkel de trap af moet om "thuis te komen".
- Krijg meer inzicht in je vergadergewoontes en pas ze aan om efficiënter te werken.
- Plan focustijd in wanneer je geconcentreerd wil verderwerken, zonder Teams-chats of andere meldingen. Het duurt immers 23 minuten om opnieuw gefocust verder te werken wanneer je wordt gestoord.
6. Laat je bijstaan door een digitale assistent
Het is voorlopig nog toekomstmuziek, maar we kijken alvast uit naar de komst van Microsoft CoPilot! CoPilot is een AI-gestuurde digitale assistent die je kan helpen bij tal van repetitieve en administratieve taken, op basis van wat er in jouw Microsoft 365-omgeving gebeurt. Terug van vakantie en je mailbox puilt uit? CoPilot sorteert je e-mails, toont je met welke berichten je eerst aan de slag moet en geeft suggesties voor je antwoord. Te laat voor een Teams-vergadering? CoPilot geeft je een verslag van wat al werd besproken en welke vragen nog niet zijn aangepakt. Wanneer je CoPilot precies mag verwachten, is nog niet duidelijk. De tool bestaat op vandaag ook nog niet in het Nederlands. Maar dat CoPilot een grote impact zal hebben op hoe we met zijn allen productief en happy aan de slag gaan, dat is zeker!
