Haal het meeste uit Copilot met de juiste aanpak

Even ter opfrissing: Microsoft 365 Copilot is een AI-assistant die geïntegreerd is met de Microsoft 365-apps om de productiviteit te verhogen. Copilot biedt slimme suggesties, automatiseert repetitieve taken en helpt om sneller en efficiënter te werken. Voor bedrijven die van plan zijn om met Microsoft Copilot aan de slag te gaan, is het belangrijk om een gestructureerde aanpak te volgen. Met dit stappenplan kan je je organisatie optimaal voorbereiden om er zo het meeste uit te halen.

Lees meer over Microsoft 365 Copilot
Stap 1

Technische check

Licenties

Controleer of de IT-infrastructuur voldoet aan de vereisten voor Microsoft Copilot. Je moet over een van de volgende licenties beschikken:

  • Microsoft 365 E3/E5/ F1/F3
  • Office 365 E1/E3/E5/F3
  • Microsoft 365 Business Basic
  • Microsoft 365 Business Premium
  • Microsoft 365 Business Standard

Applicaties

Zorg dat alle gebruikers over de juiste Office-applicaties beschikken, en dat deze up-to-date zijn:

  • Onedrive
  • Outlook
  • Teams + teams transcriptions
  • Loop
  • Whiteboard

Kwaliteit

Controleer de kwaliteit van de data die Copilot zal gebruiken. Inconsistente of verouderde data kan de resultaten en nauwkeurigheid beïnvloeden.


Data governance

Zorg voor duidelijke richtlijnen voor de invoer, de opslag en het beheer van data. Zo blijft de data ‘clean’ en relevant, wat betere resultaten oplevert in Copilot.


Lees meer over data governance
Stap 2

Beveilig je data

Bij de uitrol van Copilot is het cruciaal om je bedrijfsdata goed te beveiligen, omdat de AI-assistent toegang heeft tot belangrijke, gevoelige informatie en persoonlijke gegevens van werknemers. Wat betekent dit concreet?

Toegangsrechten

Controleer en stel de juiste toegangsrechten in om ervoor te zorgen dat alleen geautoriseerde gebruikers toegang hebben tot bepaalde (gevoelige) data.


DLP-policy

Stel databeveiligingsnormen en -regels op over hoe je als organisatie gegevens deelt en beschermt zonder ze bloot te stellen aan onbevoegde gebruikers. Communiceer dit duidelijk naar je medewerkers.


Beveiliging vs. productiviteit

Streef naar een evenwicht tussen databescherming en productiviteit. Let erop dat je niet alle data ‘hermetisch afsluit’. Anders bestaat het risico dat medewerkers niet beschikken over de informatie die ze nodig hebben om vlot te werken, wat hun productiviteit belemmert. En dat is uiteraard niet de bedoeling van Copilot.


Stap 3

Communiceren en trainen

Behalve het technische luik heeft Copilot een belangrijke menselijke dimensie. Iedereen in de organisatie moet de nieuwe technologie omarmen, om op die manier te genieten van alle voordelen. Enkele tips en aandachtspunten:

  • Informeer: Organiseer informatiesessies om medewerkers te laten kennismaken met de nieuwe AI-tool, zodat ze de voordelen ervan inzien en hoe dit hun werk positief zal beïnvloeden. Beklemtoon dat Copilot hun werk niet zal overnemen – zoals velen vrezen – maar net makkelijker zal maken.
  • Train: Bied trainingen en workshops aan om te zorgen dat medewerkers weten hoe ze Copilot effectief kunnen gebruiken. Hoe slimmer zij een vraag of prompt formuleren, des te beter het antwoord van Copilot. Noem het gerust ‘the art of the prompt’, waarbij we mensen creatief laten nadenken over hoe ze met hun nieuwe AI-assistent kunnen omgaan.
  • Ondersteun: Zorg voor supportkanalen waar medewerkers terecht kunnen met vragen of problemen. Creëer een community waar ze elkaar helpen, inspireren en tips delen (bv. sterke prompts).
  • Verbeter: Verzamel feedback van gebruikers om eventuele aanpassingen of verbeteringen door te voeren.
  • Meet: Meet het gebruik en de prestaties van Copilot om te zorgen dat het systeem naar verwachting functioneert. Gebruik deze inzichten om bijvoorbeeld extra training te voorzien voor bepaalde minder gebruikte functionaliteiten.

Door deze stappen te volgen, kan je Microsoft Copilot vlot en succesvol implementeren in jouw bedrijf, wat zal bijdragen aan een verbeterde efficiëntie en productiviteit voor iedereen.

Ready for take-off?

Ben je klaar om met Copilot aan de slag te gaan? Contacteer ons om er samen een vlotte vlucht van te maken!

Neem contact op