Samenwerken anno 2019: wat is nieuw in Office 365, SharePoint 2019 en Office 2019?

Anno 2019 houden we er een heel andere manier van samenwerken op na dan pakweg 10 jaar geleden. We werken in veel meer verschillende teams, vaak op ver verspreide locaties en met een grote diversiteit aan collega’s en externe partners. In deze veranderende context kan een goed uitgebouwd intranet de samenwerking optimaliseren. Maar ook het concept intranet verandert: het gaat niet meer over een statische, sterk gestructureerde tool die van bovenaf wordt opgelegd. Vandaag is een intranet een platform dat de betrokkenheid van de medewerkers verhoogt en interactie, kennisdeling en innovatie stimuleert.

Microsoft heeft dat goed begrepen en biedt met Microsoft Office 365 een complete samenwerkingssuite aan met een moderne en gebruiksvriendelijke interface. Maar ook in het pas gereleasete Sharepoint 2019 en Office 2019 vinden we steeds meer de handige features terug die tot voor kort gereserveerd waren voor de online tools van Microsoft.

Tijdens de infosessie Start, Refresh or Power up your Intranet gaven collega’s Bart en Melissa een overzicht van de mogelijkheden binnen het Microsoft-ecosysteem. Een verslag van een collaboratieve namiddag.

De veranderende rol van het intranet

Omdat we met zijn allen anders zijn gaan werken, verwachten we ook andere zaken van een intranet, en dat op verschillende niveaus:

• Het intranet moet het management in staat stellen om hun organisatie te leiden, te inspireren en de visie van het bedrijf met alle medewerkers te delen.
• Maar een intranet mag niet enkel éénrichtingsverkeer toelaten. Ook medewerkers onder elkaar willen van het intranet kunnen gebruikmaken om nieuws en updates met hun team te delen.
• Nog beter wordt het als dat intranet een open kenniscentrum wordt, waar collega's elkaar vragen kunnen stellen, discussies kunnen voeren en innovatieve ideeën kunnen uitwisselen.
• Als dit allemaal ook nog eens mogelijk is op een gebruiksvriendelijk platform, zowel in gebruik als in beheer, dan groeit het intranet gegarandeerd uit tot een tool die medewerkers letterlijk dichter bij elkaar en bij het bedrijf brengt.

Met zijn Modern User Interface biedt Office 365 een antwoord op alle moderne eisen die bedrijven vandaag aan hun intranet stellen. Veel bedrijven maken op vandaag al gebruik van Office 365, maar benutten wellicht nog niet alle mogelijkheden van het platform. Zo biedt SharePoint Online vandaag naast de bekende bouwstenen (lijsten, bibliotheken en pagina's) ook verschillende nieuwe types sites, waarmee je jouw intranet hip en interactief kan maken, en er de nodige structuur in kan aanbrengen.

• Teamsites bestaan al langer en zijn het meest gebruikt. Met een teamsite geeft je jouw team toegang tot informatie en documenten, waarmee ze makkelijker hun dagelijkse taken kunnen uitvoeren. Het leuke aan een teamsite is dat de pagina kan worden geconnecteerd met een Office 365 Group.
• Relatief nieuw zijn communication sites. Hiermee creëer je een informatieve webomgeving die responsief is voor mobiele toestellen, een moderne look-and-feel heeft en die vooral gebruikt wordt om informatie te ontsluiten naar andere collega's dan jouw eigen team.
• Hubsites werden dan weer in het leven geroepen om structuur aan te brengen in alle team- en communication sites binnen jouw organisatie. Een hubsite laat toe om verschillende team- en communication sites in een soort boomstructuur onder te brengen, waardoor ze makkelijk vindbaar zijn en blijven.

Maar wat van Office 365 pas écht een compleet samenwerkingsplatform maakt, is de mogelijkheid om tal van andere Office 365-componenten te integreren binnen jouw intranet voor een nog rijkere gebruikerservaring. Video’s delen via Stream en ze in 1-2-3 integreren binnen jouw communication site: het kan. Rapporten (b.v. in Power BI) embedden binnen jouw intranet: geen probleem. Discussies voeren en kennis delen in Yammer, vanop jouw intranet: ook dat is mogelijk! Al deze SharePoint sites en apps zijn enorm eenvoudig in beheer. Aan de hand van een grote collectie webparts maakt je als beheerder makkelijk een interactief, mooi ogend intranet, zonder te hoeven coderen.

Valo Intranet

Maar ook wie zich liever niet bezighoudt met het opzetten en het beheren van al die sites, kan snel een rijk intranet opzetten binnen Office 365. Valo Intranet biedt hiervoor een out-of-the-box omgeving die bovenop SharePoint draait en waarmee je snel jouw intranet uitbouwt. Valo bevat alle populaire onderdelen van een intranet in 1 pakket en is heel eenvoudig in gebruik en beheer. Een basis intranet opzetten met Valo kan al in 1 week.

Naast het continu verbeteren van de vele tools binnen Office 365, blijft Microsoft ook sterk inzetten op SharePoint on-premise. SharePoint 2019 is net uit en bevat bijna alle nieuwigheden die ook SharePoint online zo aantrekkelijk maken! Bibliotheken, lijsten en sites kregen dezelfde moderne user interface als hun online broertjes en worden dus veel gebruiksvriendelijker dan voordien. Ook veel van de webparts waarmee he sites mooi en interactief maakt, zijn beschikbaar. Voor wie bepaalde zaken on-premise wil houden, maar ook wil genieten van de mogelijkheden van de cloud, wordt het bovendien ook mogelijk om een hybride omgeving op te zetten waarbij he SharePoint 2019 combineert met SharePoint online in een omgeving die net zo eenvoudig blijft voor de gebruiker, maar tegelijk alle schaalvoordelen van de cloud biedt.

Naast SharePoint kreeg ook de offline Office suite een upgrade. Zowel in Outlook als in Word, Excel en andere Office-programma's vind je nu nieuwe functies en mogelijkheden. Vooral in PowerPoint vallen enkele indrukwekkende nieuwigheden op. Zo kan je PowerPoint 2019 zelf voorstellen laten maken voor de layout van jouw slides. Ook de nieuwe functies Morph en Zoom helpen je om presentaties eenvoudig van een mooie animatie te voorzien.

Staat efficiënter en productiever samenwerken injo uw to-do-lijst voor 2019? Dan zit je goed met Microsofttechnologie. Zowel in de cloud als offline helpen tal van tools je om slimmer samen te werken en beter te communiceren met collega's.

Wil je van start gaan met een krachtig intranet of wil je jouw bestaande intranet upgraden of Office 365? Contacteer ons. We helpen je graag het maximum te halen uit jouw samenwerkingstools.