We hadden al Office 365-licenties aangekocht, maar na een tijd voelden we aan dat we meer uit Office 365 konden halen met een meer doeltreffende aanpak. In Savaco vonden we een betrouwbare partner die ons hierin heeft begeleid.

David Pattyn
projectverantwoordelijke Office 365

Van intakegesprek naar concrete roadmap

“De communicatie en de samenwerking over onze 3 concessies heen bevorderen, dat is wat we met Office 365 wilden bereiken”, vertelt David. “Onze drie vestigingen werken dan wel samen, toch hielden ze er sommige vlakken elk een eigen manier van werken op na. Dit zorgde soms voor communicatiefouten of tijdverlies.”

 

Savaco ging hierbij stap voor stap te werk. Aan de hand van een intakegesprek en een Value Discovery Workshop stelde Savaco een concrete roadmap op waarin de huidige en de gewenste situatie duidelijk werden gedefinieerd, prioriteiten werden vastgelegd en verbetertrajecten werden uitgestippeld. “Zo kwamen we tot een aantal concrete cases die we hebben uitgewerkt”, aldus David.

Doelstellingen

Efficiëntere interne communicatie

In een eerste stap werd gefocust op de interne communicatie. “We zochten een centrale plaats voor het delen van bestanden en informatie”, legt David uit. “Er werd te veel gebruikgemaakt van e-mail om zaken als sales updates, promoties enzovoort naar alle medewerkers te communiceren. Dergelijke mails raakten vaak zoek in overvolle mailboxen, waardoor het voor collega’s soms moeilijk werd om een goed overzicht te behouden op bijvoorbeeld lopende promoties. Ook voor belangrijke bedrijfsinformatie zoals reglementen, policies en werkinstructies, zoals het aanvragen van verlof, waren we op zoek naar we een eenduidige verzamelplaats voor informatie.”

Om dit aan te pakken, bouwde Savaco voor Monserez een intranet uit aan de hand van Microsoft SharePoint Online, een onderdeel van de Office 365-suite. Belangrijk bij de uitwerking hiervan was veiligheid. Er werd dan ook goed nagedacht over wie tot welke zaken toegang krijgt, wie wat mag bewerken, enzovoort. Daarnaast was ook de informatie-architectuur van belang. Monserez wilde een intranet met een duidelijke structuur waarin iedereen zijn/haar weg kan vinden.
“Dit intranet is nu onze centrale informatiehub geworden. Bedrijfsnieuws dat alle medewerkers aanbelangt, delen we vandaag op ons intranet in plaats van via een e-mail naar iedereen.”

Daarnaast werd ook het aanvragen van verlof eenvoudiger gemaakt. Vanaf het intranet kunnen werknemers vandaag een op maat gemaakte app openen waarmee ze digitaal hun verlof kunnen aanvragen. De tool werd gebouwd met Microsoft PowerApps en maakt komaf met papieren aanvraagformulieren. De app zorgt bovendien voor een flinke tijdsbesparing: “De procedure om vakantie aan te vragen vergde tot voor kort al snel 20 minuten, nu is zo’n aanvraag op 5 minuten afgehandeld”, aldus David.

Vereenvoudigd beheer van stockwagens

en tweede luik waarbij Monserez Office 365 slim weet in te zetten, is het beheer van stockwagens. “Om een wagen uit stock te verkopen, hebben onze verkopers nood aan up-to-date informatie over de status van de wagen, de locatie, enzovoort. Onze lijst met stockwagens werd voorheen niet automatisch geüpdatet, en dat zorgde voor een zeker risico op fouten”, vertelt David. “Daarom brachten we onze stockwagenlijst over naar SharePoint. Deze SharePointlijst is altijd up-to-date en kan ook op ieder moment geconsulteerd worden door verkopers. Door aan de lijst ook de huidige status van elke wagen toe te voegen (is het een stock- of demowagen, is deze wagen al in optie of verkocht, in welke vestiging staat de wagen…) hebben we ons stockwagenbeheer een stuk overzichtelijker en ook makkelijk doorzoekbaar gemaakt. Voor onze collega’s van sales is het nu veel eenvoudiger om een optie te nemen op een auto.”

Het belang van testing en gebruikersadoptie

“Bij elke nieuwe tool, app of verbetering, is het echter wel belangrijk dat er voldoende aandacht wordt besteed aan hoe gebruikers ermee zullen omgaan”, merkt David op. “We beginnen daarom altijd met een uitgebreide testfase wanneer we een nieuwe functionaliteit in Office 365 willen gaan gebruiken. Daarnaast zorgen we ervoor dat medewerkers nauw betrokken worden bij het uitwerken van een nieuwe tool of procesverbetering.”

Daarnaast benadrukt David ook het belang van een betrouwbare partner bij het opzetten en uitwerken van een uitgebreid Office 365-traject. “Kunnen rekenen op experts die inzicht hebben in zowel de technologie als in onze processen en visie, is echt een meerwaarde voor ons. Samen met Savaco hebben wij ons Office 365-traject op een hoger niveau gebracht en halen we nu veel meer uit de suite dan we voordien hadden gedacht.”