Gebruikers en tools zijn focuspunt voor IT
De ICT-dienst van de gemeente Koksijde telt drie vaste medewerkers, die samen instaan voor de ICT-ondersteuning van zo'n 450 dagelijkse gebruikers. Die dagelijkse IT-ondersteuning van alle medewerkers is dan ook een focuspunt voor het IT-team, net als security. Daarnaast legt de ICT-dienst ook sterk de klemtoon op het begeleiden van gebruikers bij het kiezen van de juiste IT-tools. "We helpen onze medewerkers kiezen welke tools ze kunnen gebruiken voor wat ze willen bereiken", vertelt Mario Wuyts, diensthoofd ICT bij gemeente Koksijde. "Als ICT-dienst vinden we het belangrijk dat dit gebruik van tools niet te veel versnippert. Met een oplossing als Microsoft 365 kunnen we verschillende tools gaan combineren in één suite, daarom beslisten we een tijd geleden om Microsoft 365 in te voeren."
Goede begeleiding van groot belang
Om die introductie van Microsoft 365, en dan vooral Microsoft Teams, zo vlot mogelijk te laten verlopen, liet de IT-dienst van Koksijde zich begeleiden door de experts van Savaco. "Wanneer je start met Microsoft 365 lijkt alles vrij eenvoudig. Maar dan vraag je je meteen af: moeten we dit niet anders instellen, welke afspraken maken we best rond het gebruik van de verschillende apps, welke features bestaan er die wij niet kennen en die toch handig kunnen zijn? We gingen daarom op zoek naar iemand met meer ervaring hierin", vertelt Mario.
Belangrijk bij onze keuze van een externe partner was projectwerking. We wilden een partner die ons kon begeleiden met een vrij strakke projectaanpak. Daarbovenop zochten we iemand die ons kon ondersteunen bij de communicatie met de gebruikers en in het change traject dat bij de invoer van Microsoft 365 kwam kijken. Zo'n partner hebben we in Savaco gevonden.
Mario Wuyts
Diensthoofd ICT, gemeente Koksijde
Champions als ambassadeur voor nieuwe tools
Om Microsoft Teams vlot in gebruik te krijgen bij de medewerkers, zette Koksijde sterk in op champions: gebruikers die als ambassadeur fungeren voor de nieuwe tool die wordt ingevoerd en hun collega's informeren en helpen bij het gebruik ervan. "We hebben een werkgroep rond het thema opgesteld en deze gebruikers opgeleid als key users van de suite. De bedoeling was dat zij binnen de dienst waar ze werken, hun collega's zouden helpen met het opstarten van Teams. Op die manier moest niet iedereen meteen naar de IT-dienst met vragen. Deze champions verlichten dus niet alleen het werk voor ons, maar ze spelen ook een belangrijke rol in de communicatie rond het traject."
Tips voor steden en gemeentes
Voor andere lokale besturen, steden en gemeentes die meer willen halen uit hun Microsoft 365-suite, heeft Mario volgende tips. "Zet vooral in op die champions bij het invoeren van nieuwe tools. Neem collega's mee op in het traject en kies daarbij voor mensen die enthousiast zijn en snel mee zijn. Zij kunnen jou als IT-dienst helpen om alle gebruikers te overtuigen van het nut van de nieuwe tools en hen helpen bij kleine problemen. Daarnaast raad ik aan om heel veel te communiceren: niet alleen naar gebruikers toe, maar ook bijvoorbeeld naar het schepencollege. Zo laat je zien dat er vorderingen zijn en dat bepaalde zaken echt beter lopen met de nieuwe tools die je invoert. Tot slot raad ik aan om niet te veel te gaan limiteren. Er horen heel veel apps bij Teams en als beheerder heb je al snel de neiging om die niet toe te laten. Maar in de praktijk zie je dat gebruikers hier echt wel creatief mee omgaan. Voor ons als IT-dienst heeft het niet veel problemen opgeleverd dat er zo veel apps ter beschikking waren, ik zou ze dan ook niet limiteren."
