Documentbeheer met SharePoint: al je documenten centraal, veilig en vindbaar

Verspreide bestanden, dubbele versies en eindeloos zoeken naar het juiste document? Dan verlies je elke dag tijd en loop je onnodige risico's.

Savaco helpt je organisatie om documenten centraal, veilig en efficiënt te beheren met Microsoft SharePoint. Wij zetten SharePoint in als een volwaardig Document Management Systeem: één gestructureerde omgeving waarin iedereen snel de juiste, actuele versie terugvindt.

Praat met een SharePoint expert

Documenten verspreid en geen overzicht?

Documenten staan verspreid over netwerkschijven, mailboxen, Teams-kanalen en lokale mappen. Niemand weet zeker welke versie de juiste is, en medewerkers verliezen dagelijks tijd met zoeken. Zonder duidelijke documentstructuur en afspraken stapelen de gevolgen zich op:

Tijdverlies doordat documenten onvindbaar zijn.
Fouten door werken in verouderde of dubbele versies.
Moeizame samenwerking tussen teams en met externe partners.
Veiligheids- en compliancerisico's door onduidelijk rechtenbeheer.
Geen grip en geen overzicht op wie wat wijzigt.

Het resultaat is lagere productiviteit, frustratie en een organisatie die trager schakelt dan ze zou moeten. In een moderne, hybride werkomgeving is dat simpelweg niet houdbaar.

De implementatie van contractbeheer op SharePoint bespaart ons veel tijd en zorgt ervoor dat contracten niet onbedoeld verlengd worden.

Sandrine De Riemaecker

Directeur ICT - AZ Glorieux

Organisaties die hun documentbeheer aan Savaco toevertrouwen

SharePoint als Document Management Systeem

Met Microsoft SharePoint breng je opnieuw orde in de chaos. Het platform centraliseert al je documenten in één veilige, gebruiksvriendelijke omgeving die naadloos integreert met de rest van Microsoft 365.

Documenten centraliseren in één centrale documenthub: In plaats van verspreide mappen vind je alles snel terug, ook vanuit Teams, Outlook of je Office-apps.
Slim terugvinden met metadata: Dankzij metadata en slimme zoekfuncties vind je het juiste bestand in seconden.
Altijd de juiste versie, ook wanneer je samenwerkt: Werk gelijktijdig in documenten zonder conflicten of dubbele bestanden en automatisch met de meest actuele versie.
Rechten- en toegangsbeheer: Met duidelijke toegangsrechten, MFA en ingebouwde beveiliging deel je veilig, intern én extern.
Governance en structuur: Heldere afspraken en een doordachte informatiearchitectuur houden je documentbeheer ook op lange termijn beheersbaar.

Fingerprint Savaco monogram wit transparant

Met Savaco haal je meer uit SharePoint

Software opzetten is één ding, er écht mee werken is een ander. Savaco zorgt dat je documentbeheer met SharePoint niet alleen technisch klopt, maar ook gedragen wordt door je medewerkers.

30 jaar ervaring met Microsoft-technologie: Sterke expertise in Microsoft 365 en SharePoint, vertaald naar jouw praktijk.
Bewezen ervaring met documentbeheer: We helpen organisaties documentflows stroomlijnen en tijd besparen.
Van analyse tot implementatie: Een doordachte documentstructuur, governance en aanpak op maat.
Focus op adoptie: Opleiding en begeleiding zorgen voor draagvlak en actief gebruik.
Ondersteuning op lange termijn: Ook na de implementatie blijven we je begeleiden en optimaliseren.

Laten we kennismaken

De goede samenwerking tussen AZ Glorieux en Savaco is van groot belang voor het slagen van onze SharePoint-projecten. Dankzij hun expertise op het vlak van SharePoint, kunnen onze contactpersonen binnen Savaco ons steeds wijzen op alle mogelijkheden en worden onze projecten correct opgezet en begeleid.

Sandrine De Riemaecker

Directeur ICT - AZ Glorieux

Analyse & intake

We brengen je huidige documentstromen, knelpunten en vereisten in kaart, inclusief veiligheids- en compliancebehoeften. We vertrekken altijd vanuit jouw doelstellingen, niet vanuit de tool.

Architectuur & governance

Samen bepalen we een logische documentstructuur, metadata, een helder rechtenbeheer en governance-afspraken. Zo weet iedereen waar documenten thuishoren en wie wat mag.

Implementatie & migratie

We bouwen je SharePoint-omgeving op maat en migreren je bestaande documenten gefaseerd, zodat je de oude chaos niet meeneemt.

Adoptie & opleiding

Met opleiding op maat en begeleiding zorgen we voor draagvlak, zodat je medewerkers de nieuwe manier van werken ook echt gebruiken.

Ondersteuning & optimalisatie

Ook na de livegang blijven we je partner en laten we je documentbeheer meegroeien met je organisatie.

Hoe veilig is documentbeheer in SharePoint?

Heel veilig, mits het correct is opgezet. SharePoint biedt rechtenbeheer tot op documentniveau, meervoudige authenticatie (MFA), sensitivity labels en volledige audit trails. Zo bepaal je precies wie welk document mag zien, bewerken of delen (intern en extern) en blijf je in regel met je compliance-verplichtingen. Wij configureren die beveiliging op maat van jouw organisatie.

Hoe houden we op lange termijn structuur en governance?

Governance is het verschil tussen een systeem dat blijft werken en één dat na een jaar opnieuw vervuilt. We leggen samen een doordachte informatiearchitectuur vast: een consistente documentstructuur, metadata, naamgevingsafspraken, een rechtenmodel en waar nodig retentie- en bewaarregels. Die afspraken maken je documentbeheer beheersbaar, ook als je organisatie groeit.

Hoe lang duurt zo'n documentbeheertraject?

Dat hangt af van de omvang en complexiteit van je organisatie. Een afgebakende eerste omgeving (bijvoorbeeld voor één afdeling of proces zoals contractbeheer) kan relatief snel live gaan, terwijl een organisatiebrede uitrol gefaseerd verloopt.

Hoe zorgen jullie dat medewerkers de nieuwe manier van werken gebruiken?

Door adoptie vanaf dag één mee te nemen. We betrekken je medewerkers, maken duidelijke afspraken en voorzien opleiding op maat. Onze bewezen manier van opleiden zorgt voor draagvlak, zodat centraal, veilig documentbeheer een vanzelfsprekende gewoonte wordt.

Bekijk onze SharePoint-opleidingen >

We kunnen realtime documenten uploaden en zelfs met meerdere collega’s tegelijk in één document werken. Dat verhoogt onze efficiëntie enorm.

Shana Devos

Operations Manager - Wowow Europe

Klaar om grip te krijgen op je documenten?

Met documentbeheer op SharePoint werkt je organisatie sneller, veiliger en met minder frustratie: alles centraal, altijd de juiste versie en duidelijke afspraken over wie wat mag. Ontdek in een vrijblijvend gesprek wat een slim documentbeheersysteem voor jouw organisatie kan betekenen.

Document Management Systeem met SharePoint | Savaco