Digitaal is het nieuwe normaal: verslag van een online seminarie

Tegelijk zorgt Covid-19 echter ook voor een ongeziene crisis, ook op economisch vlak. Organisaties staan daarom voor moeilijke keuzes. In tijden van crisis hebben we de reflex om ons terug te trekken, ons gedeisd te houden tot de storm is gaan liggen, en daarna de schade op te meten. Anderzijds is het nu net het moment om doortastende actie te ondernemen, zodat we sterker staan als de crisis afloopt. Digitale transformatie is nu meer dan ooit van levensbelang.

Digitale transformatie versnellen. Het klinkt goed, maar hoe begint u daar nu aan? Om u op weg te helpen, geven we alvast enkele algemene best practices mee:

• Creëer een cultuur met openheid voor verandering. Transformatie gaat gepaard met veranderingen, en dat lukt het best als mensen ervoor openstaan.
• Doorbreek (data)silo’s, breng gegevens centraal samen en maak ze toegankelijk voor de hele organisatie, zodat iedereen met de juiste informatie aan de slag kan.
• Focus op uw eindgebruikers: zij zullen de veranderingen uit eerste hand voelen en moeten dan ook centraal staan bij het invoeren ervan.
• Start met een klein project waarin u snel succes boekt, hou dat moment vast, evalueer, en blijf op die basis verder groeien aan de hand van nieuwe korte sprints.
• Tot slot: digitaliseren doe je niet alleen. Gebruik alle hulp die u kan krijgen. Laat u dan ook adviseren door experts met ervaring.

• Met Teams kan je heel gemakkelijk naar andere Teams-gebruikers bellen, maar wist je dat je er ook een volwaardige telefonieoplossing van kan maken door Phone System toe te voegen? Op die manier kan u met Teams naar eender wie bellen, zowel vaste als mobiele nummers, waar u ook bent.
• In chatberichten kan je nu de functie in-line vertalen inschakelen. Hierbij kan uw correspondent u een bericht sturen in zijn of haar eigen taal, en vertaalt Teams deze tekst automatisch naar uw voorkeurstaal. In het Engels werkt deze functie alvast verrassend goed. Nederlands is nog niet mogelijk bij in-line ondertiteling, maar wel al voor het vertalen van chatberichten. 
• Niet alleen als communicatietool, maar vooral ook als samenwerkingsplatform is Teams een echte ondersteuning voor het nieuwe normaal. U kan in Teams een virtueel team aanmaken, waarbinnen u alle bestanden kan plaatsen waaraan u wil samenwerken. Zo vindt iedereen alle informatie snel terug én kan iedereen terzelfdertijd aan bestanden werken, waar ze ook zijn.
• Tot slot heeft Microsoft naast Teams ook een heleboel andere apps die het u makkelijker kunnen maken om digitaal samen te werken. Denk maar aan SharePoint Online, Yammer, Forms, Stream of PowerApps.

We wijzen hierbij wel op twee punten om zeker in de gaten te houden bij het uitrollen van Teams als samenwerkingsplatform: security en governance.
Hebt u onlangs Microsoft Teams uitgerold als samenwerkingstool binnen uw bedrijf? Bedenk dan zeker ook even of u alle securitymogelijkheden optimaal benut: maakt u bijvoorbeeld gebruik van multi-factor authenticatie? En weten al uw collega’s hoe ze een verdachte e-mail of link kunnen herkennen? Daarnaast is ook het aspect ‘governance’ van belang wanneer u Teams intensief gebruikt. Zorg dat er duidelijke spelregels zijn voor het gebruik van samenwerkingstools (wie mag een team aanmaken, krijgen externen toegang tot documenten, …), zodat iedereen er ten volle gebruik van kan maken.

Vragen omtrent Microsoft Teams? Stel ze aan Melissa.

Het nieuwe normaal in servicing op afstand

Het nieuwe normaal waarin we onlangs zijn beland, heeft echter ook een grote invloed op mensen die hun job niet altijd van thuis uit kunnen doen. In zijn sessie belichtte Augmented Reality-expert Jens enkele typische uitdagingen die u niet altijd met een Teams-vergadering kan oplossen.

• Een product efficiënt en visueel demonstreren aan uw (potentiële) klant. Voor complexe producten of grote machines is dit niet evident. Hoe licht u de unique selling points van zo’n product (vaak onzichtbaar aan de buitenkant) op een visuele manier toe?
• Een grote machine in de ruimte van uw klant voorstellen, zonder fysiek aanwezig te zijn. U kan altijd een maquette maken om te tonen hoe het product er zal uitzien, maar daarmee weet uw klant nog niet of de machine wel in zijn of haar productiehal past. Hoe maakt u dit duidelijk als u zelf niet aanwezig kan zijn?
• Collega’s of klanten opleiding geven over de werking van een machine of over hoe een product gemonteerd moet worden. U kan dan wel een handleiding of montage-instructies meegeven, maar vaak hebben mensen toch wat meer ondersteuning nodig dan een geschreven instructie en een tekening. Dit kan kan leiden tot fouten en onveilige situaties. Kan dit niet efficiënter?
• Een productontwerp evalueren en verbeteren zonder een fysiek prototype te maken. Hoe kan u de kost van het bouwen van verschillende prototypes besparen, uw time-to-market verkorten en toch engineeringfouten tijdig opsporen?
• Technici in the field ondersteunen bij onderhouds- en herstellingswerken. Corona maakt het moeilijk om uw service engineers ter plaatse te sturen om bij uw klant herstellingen of onderhoud uit te voeren. Het is ook niet eenvoudig om vanop afstand aan een minder ervaren technieker ter plaatse uit te leggen hoe het moet. 

Bovenstaande voorbeelden maken het duidelijk: we zijn beland in een nieuw normaal. Een nieuw normaal met heel wat uitdagingen voor mens en organisatie, maar met ook heel wat nieuwe mogelijkheden.

Het zijn geen evidente tijden. De economie komt pas langzaamaan terug op gang. Vandaag moeten we ons dus in eerste instantie focussen op het optimaliseren van de noodmaatregelen die we hebben moeten nemen. Zijn uw gegevens en gebruikers wel goed beveiligd als ze van thuis uit werken? Is uw IT-infrastructuur stabiel genoeg om deze gedecentraliseerde manier van werken te blijven faciliteren? Zijn uw gebruikers vlot aan het werk geraakt met nieuwe digitale tools of hebben ze begeleiding nodig? En zijn de spelregels duidelijk voor al dat online vergaderen en virtueel samenwerken?

Maar morgen moeten we wellicht de focus verleggen. Welke IT-acties kan u voorzien om de veerkracht van uw business terug te versterken? We hebben nood aan acties en oplossingen die snel resultaat en rendement brengen, en die de basis leggen om verder te bouwen aan uw digitale transformatie.

Waar moet u hierbij beginnen? Wat bestaat er allemaal? Waar legt u best uw prioriteiten? En hoe haalt u het meeste voordeel uit nieuwe technologieën? Savaco helpt u graag uw bedrijf te wapenen voor de toekomst. We staan klaar om elke onderneming, groot en klein, 200% te ondersteunen. U kan op ons team van digitale experten rekenen vandaag én morgen.