Een SharePoint project in 5 stappen: hoe pakt u het aan?

Een stappenplan voor een succesvol Sharepoint project

Denkt u eraan om Microsoft SharePoint in te zetten voor het verbeteren van de communicatie in uw bedrijf of om de samenwerking binnen uw organisatie te stimuleren? Goede keuze: met SharePoint hebt u een flexibel platform in handen waarmee u snel in verschillende afdelingen de communicatie- en informatiestromen vlotter kan doen lopen.

Maar hoe begint u er nu concreet aan? Welke stappen moet u nemen voor u uw SharePointplatform in gebruik kan nemen? En wat gebeurt er na de go-live? Bij Savaco werken we graag planmatig en hanteren we voor elk SharePointproject een duidelijke projectmethodiek. We lichten hiervan kort enkele belangrijke stappen toe:

Stap 1: weet wat u wil

Een grondige analyse van wat u met uw SharePointproject wil verbeteren: het lijkt vanzelfsprekend, maar is dat niet altijd. Daarom denken we samen met u goed na over wat u met SharePoint wil bereiken en bakenen we een duidelijke visie en scope af.

Stap 2: naar een statement of work

Eens uw scope vastligt, onderzoeken we hoe SharePoint u kan helpen uw doel te bereiken. Het Savaco projectteam zorgt alvast voor de voorbereiding van alle basiselementen van SharePoint, daarna verduidelijken we tijdens verschillende workshops de functionaliteiten die u concreet wil gebruiken en maken we een detailanalyse van uw doelstellingen en requirements. Op basis daarvan wordt een statement of work geformuleerd.

[Leestip: ontdek de mogelijkheden van Sharepoint]

Stap 3: het echte werk

Pas wanneer u hiermee akkoord bent, begint het echte opbouwen van uw SharePointplatform. Eerst wordt een pilootversie gebouwd en geven we de nodige opleiding aan de key users van het systeem. Daarna wordt het uitgebreid getest en geoptimaliseerd. Eens de pilootversie ok wordt bevonden, wordt naar een go live toe gewerkt.

Stap 4: user adoption

U wil uiteraard dat uw SharePointplatform veel gebruikt wordt. Het is dan ook belangrijk om eindgebruikers van bij het begin mee te krijgen in uw project. Zorg er dus voor dat alle eindgebruikers de juiste opleiding krijgen, zodat ze vlot met het nieuwe systeem overweg kunnen.

[Leestip: 5 tips om je gebruikers mee te krijgen]

Stap 5: verbeter en versnel uw platform

Eens uw SharePointsysteem up-and-running is, komt het eropaan te bewaken dat het platform blijvend en correct gebruikt wordt. Om dit te meten, stellen we KPI’s op, en doen we voldoende opvolging bij de eindgebruikers zelf. Op basis van uw ervaring met het systeem of feedback van gebruikers, ontdekt u al snel punten die u verder kan optimaliseren, of waarmee u het systeem verder kan uitbreiden (naar andere afdelingen bijvoorbeeld). Net daarom zijn de Improve & Accelerate diensten van Savaco erop gericht uw SharePointproject nog te versnellen en te verbeteren. Onze experts komen na oplevering van uw project regelmatig bij u langs en zoeken samen met u naar optimalisaties en nieuwe mogelijkheden om uw platform blijvend te doen groeien.

[Leestip: 10 tips voor een levendig intranet platform]

Het resultaat?

Of onze projectaanpak ook effectief werkt? Dat bewijzen deze bedrijven en organisaties die al een succesvol SharePointproject uitwerkten samen met Savaco: