De realiteit voor veel IT-teams? Brandjes blussen

Werk je in IT? Dan klinkt het volgende scenario je vast bekend in de oren. Je wil eindelijk werk maken van die cybersecurityverbetering, en dan… ping! Een collega belt voor de zoveelste keer: “Hoe log ik ook alweer in op systeem X?” Nog geen vijf minuten later staat iemand aan je bureau met een laptop die compleet geblokkeerd is. Ondertussen vraagt de CEO om een rapport dat gisteren al klaar had moeten zijn. En jij? Jij probeert het hoofd koel te houden in een IT-dienst die brandjes blijft blussen.

Welkom in de realiteit van veel IT-teams. De druk is hoog, de verwachtingen nog hoger. En de tools? Die zijn vaak niet mee geëvolueerd.

Waarom de IT-helpdesk aan vernieuwing toe is

In veel organisaties werkt de IT-helpdesk met een ticketsysteem. Een collega stelt een vraag (via mail, telefoon, …), IT maakt er een ticket van, en dan begint het zoeken: wie lost dit op, hoe dringend is het, en is er al een oplossing beschikbaar? Ondertussen stapelen de tickets zich op, en verlies je kostbare tijd.

En die collega? Die vindt dat het allemaal wel lang duurt om antwoord te krijgen. Vandaag de dag verwachten medewerkers snelle, intuïtieve ondersteuning, en dat terwijl IT-omgevingen complexer zijn dan ooit, en de technologie (denk maar aan AI) razendsnel evolueert. Een klassiek ticketsysteem is hier helaas niet meer tegen opgewassen. Met andere woorden: je IT-helpdesk is aan modernisering toe.

Vier strategieën voor een vlottere helpdesk-ervaring

Om je medewerkers een vlottere ervaring met je IT-team te bieden, heb je nood aan een helpdesk die:

  • proactief en geïntegreerd is,
  • die processen versnelt in plaats van vertraging te veroorzaken,
  • en die zich effectief richt op die service-ervaring, in plaats van te focussen op tickets. 

Met deze vier strategieën transformeer je je service desk van bottleneck naar productiviteitsmotor.

1. Bied een self-service ervaring zoals je die thuis gewoon bent

Gebruikers willen snel geholpen worden, zonder eindeloos te moeten mailen of bellen. Een intuïtief portaal met enerzijds AI-gestuurde antwoorden en automatische ticketcreatie, maar anderzijds ook de optie om meteen met een mens te chatten, maakt een groot verschil in ervaring voor je medewerkers.

2. Automatiseer en delegeer slim

In een slimme IT-helpdesk kan je AI het tijdrovende werk toevertrouwen. Moderne tools kunnen vragen samenvatten, automatisch classificeren, toewijzen aan het juiste team en prioriteiten inschatten. Met behulp van AI kan je bovendien ook kennisartikels laten genereren op basis van eerdere vaak voorkomende vragen. Zo blijft je helpdesk zichzelf verbeteren.

3. Werk samen in real time, over teams heen

Silo's in IT? Die moeten weg. Wanneer je je helpdesk-tool integreert met andere kanalen zoals Teams en Slack kan informatie vlot doorheen je organisatie stromen. Zo zorg je voor breder gedragen kennis (ongeacht welke tools je medewerkers gebruiken) en los je herhaalde incidenten sneller op.

4. Integreer je service-data

Door data uit verschillende IT-systemen te koppelen, creëer je één centrale bron van waarheid. Geen gedoe meer met verschillende tools of dubbele input. Alles wat je nodig hebt, zit op één plek.

Xurrent: de moderne ITSM-oplossing die wél werkt

Bij Savaco geloven we in een moderne, proactieve aanpak van IT-service management. Daarom gebruiken we in onze eigen Service Desk Xurrent: een AI-gedreven ITSM-platform dat je service desk transformeert. Als trotse gebruikers kunnen we Xurrent dan ook alleen maar warm aanbevelen aan IT-teams die hun processen willen verbeteren.

Xurrent is eenvoudig te implementeren, en wordt verrassend snel omarmd door gebruikers. Dankzij slimme automatisatie, krachtige rapportering en integraties met je bestaande tools, helpt Xurrent je om:

  • Tickets tot 75% sneller op te lossen
  • De productiviteit met 40% te verhogen
  • De tevredenheid van je interne klanten met 15% te verbeteren

En het mooiste? Je hoeft geen maandenlange implementatie te doorlopen. Met een duidelijke audit, enkele quick wins en een strategie die aansluit bij de gebruikerservaring, zet je snel stappen richting een moderne service desk.

Ontdek meer over Xurrent

Klaar om de IT-chaos te doorbreken?

Wil je ontdekken hoe Xurrent jouw IT-dienst kan helpen om efficiënter, proactiever en gebruiksvriendelijker te werken? Bekijk het webinar "De toekomst van de service desk is AI" en ontdek tijdens de demo hoe je met een future-proof ITSM-oplossing als Xurrent niet alleen de druk op je team verlaagt, maar ook ruimte creëert voor strategie, innovatie en tevreden eindgebruikers.

Meld je aan voor het webinar