Van low-code apps tot AI agents: hoe technologie je helpt om processen te optimaliseren

Je kan vast wel een proces in je eigen organisatie bedenken dat een pak efficiënter - en graag ook automatisch - kan. Geen inspiratie? Dit zijn enkele typische voorbeelden van die processen die buiten je core vallen en daardoor te vaak manueel blijven verlopen:

HR: nieuwe medewerkers onboarden

Wie moet wat voorbereiden om te zorgen dat je nieuwe collega vlot in je onderneming start? Je nieuwe medewerker heeft werkmateriaal, zoals een pc, nodig, er moet een e-mailadres aangemaakt worden, hij of zij moet een locker krijgen, een toegangsbadge... In veel bedrijven gebeurt dit proces niet op een gestroomlijnde manier, waardoor het al eens kan voorvallen dat een nieuwe collega op zijn eerste dag zelf op zoek moet naar pakweg een bureaustoel...

Factuurverwerking

Facturen opmaken doe je met je ERP-systeem, maar hoe ga je om met inkomende facturen die in de mailbox van verschillende medewerkers (aankoopdienst, marketing, ...) terechtkomen? Het hele proces van goedkeuren, inboeken en betalen kan niet altijd volledig in je ERP-systeem gebeuren, maar vergt wel de nodige digitalisering om fouten te vermijden.

Kwaliteit

Wat gebeurt er als je kwaliteitsmedewerker een non-conformiteit opmerkt in productie? Vult die vandaag een blaadje in dat moet worden verspreid in Quality Management en productie? Dan kan het gebeuren dat de informatie niet correct geborgd wordt in je systemen en dat dezelfde non-conformiteit zich blijft voordoen. 

Compliance & legal

Als onderneming moet je voldoen aan tal van regels en wetgeving. Hoe hou je bij welke acties je allemaal onderneemt om aan die regelgeving te blijven voldoen? En hoe kan je aan een externe auditor of aan een klant bewijzen dat je wel degelijk binnen de wetgeving handelt? Ook hier is een efficiënt proces aan de orde.

Voordat je processen begint te digitaliseren, zet je best eerst even een stapje terug. Denk na over hoe je huidige processen verlopen en breng in kaart welke processen efficiënter en sneller kunnen. Zodra je hier een zicht op hebt, zal je al snel merken dat veel processen niet alleen digitaler, maar ook minder complex kunnen. Zijn alle stappen in een goedkeuringsproces wel nodig? Moeten die gegevens wel in twee databases bijgehouden worden? Door deze oefening op voorhand te doen, bereid je elk proces optimaal voor om het vervolgens te kunnen automatiseren met een digitale tool. Onze consultants gebruiken hiervoor de principes van Lean Six Sigma.

Eens je weet hoe je proces optimaal zou verlopen, kan je op zoek naar de juiste technologie om het effectief te automatiseren. Je keuze zal deels afhangen van het specifieke proces dat je wil automatiseren, maar ook van de programmeerkennis die je ter beschikking hebt. 

Low-code tools

Wil je zelf als citizen developer aan de slag? Dan zijn de low code toepassingen uit het Microsoft Power Platform de juiste keuze. Dankzij deze low-code of no code platformen, zoals Power Apps en Power Automate, bouw je de applicatie die je nodig hebt met eenvoudige drag-and-dropfunctionaliteiten, ondersteund door de kracht van AI. Lees meer over citizen development met het Power Platform in deze blog ›

Pro code

In sommige gevallen is je proces heel specifiek, maar kan je het toch niet aanpakken met je core bedrijfsapplicaties zoals ERP. Dan kan je een beroep doen Azure DevOps en de expertise van ons software development team. Zij bouwen voor jou een applicatie die volledig afgestemd is op je behoeften en op een veilige manier integreert met je bestaande systemen, zonder risico op een vendor lock-in. Lees meer over DevOps ›

The new kid on the block: AI agents

AI agents vormen een veelbelovende nieuwe manier om repetitieve taken snel en eenvoudig om te zetten in efficiënte workflows. Een AI agent is een AI-gestuurde applicatie die werkt als een soort virtuele collega en routinetaken automatisch uitvoert. Om dat te doen, maakt de app gebruik van Large Language Models om menselijke input te begrijpen en bij te leren uit interacties met een mens. Vervolgens kan de AI agent autonoom de juiste beslissingen nemen, de uitvoering van een taak plannen en de taak uiteindelijk ook uitvoeren. Precies dat begrip van menselijke input en context maakt het grote verschil tussen AI agents en klassieke applicaties. Je kan AI agents inzetten voor eenvoudige opdrachten, zoals het samenvatten van een vergadering, maar ze kunnen ook complexe workflows uitvoeren. Zelfs multi-agent samenwerking, waarbij verschillende AI agents aan de slag gaan met elkaars gegevens om een complexe taak uit te voeren, behoort tot de mogelijkheden. Voor je eigen dagelijkse taken kan je Microsoft 365 Copilot inzetten als AI agent, maar je kan ook je eigen agents bouwen met Microsoft Copilot Studio, zelfs als je niet met code overweg kan.

Om je te helpen de juiste technologiekeuze te maken, denken onze collega's van het Data & AI-team graag met je mee. Vervolgens helpen we je om je proces concreet op te zetten of geven we tips rond hoe je zelf met je technologie aan de slag kan.

Het is niet moeilijk om je voor te stellen hoe optimale processen kunnen bijdragen aan een efficiëntere bedrijfsvoering:

• Een proces dat efficiënt verloopt, vraagt minder tijd van elke betrokkene en maakt dus tijd vrij voor je medewerkers om zich te concentreren op zaken die echt hun ervaring en expertise vragen.
• Automatische processen zijn een pak minder foutgevoelig dan manuele processen. Dat zorgt op zijn beurt ook voor minder kosten op het vlak van kwaliteit, klanttevredenheid, en meer.
• Omdat je processen optimaliseert met technologie die heel wat flexibiliteit toelaat (low-code tools en AI agents vereisen geen codekennis), kan je zelf aan de slag om je processen en applicaties aan te passen. Zo ben je in staat om veel sneller in te spelen op veranderende situaties en behoeften.

Om je vooruitgang te meten, kan je KPI's opstellen zodat je je tijdswinst, gedaalde foutenmarge, betere klantenervaring of financiële winst concreet kan bewijzen en je collega's kan overtuigen van de meerwaarde van je nieuwe tool. Voor je het weet, komen de ideeën voor procesoptimalisatie van over heel je onderneming!