Peppol brengt nood aan nieuw ERP
De overstap naar een nieuw ERP-systeem kwam er dus niet omdat het bestaande systeem niet meer werkte, maar wel omdat Chinoh voelde dat het tijd was voor een volgende stap. “Digitaal vooruitgang maken is ons zeker niet vreemd, maar met ons ERP-systeem zaten we al heel lang in dezelfde zetel. Op een bepaald moment voel je dat je keuzes moet maken om vooruit te gaan”, vertelt Josephine De Simpel, zaakvoerder bij Chinoh.
“De invoering van Peppol, het verplichte systeem voor e-facturatie, vormde een belangrijke trigger”, verduidelijkt Josephine, “Maar we wilden ook sterker staan op het vlak van rapportering. We wilden sneller toegang hebben tot cijfers en rapporten, zonder telkens afhankelijk te zijn van ad-hoc opzoekwerk of ondersteuning van onze ERP-partner.”
Webshop migreert meteen mee, dankzij Marcando
Chinoh stond bovendien voor een bijkomende uitdaging: de migratie naar een nieuw ERP had een rechtstreekse impact op de webshop van Chinoh. “Aangezien onze webshop rechtstreeks gekoppeld was aan onze huidige database, konden we niet anders dan ook die in één beweging mee te migreren.” Daarvoor koos Chinoh voor Marcando, een webshopplatform dat vlot integreert met Business Central. Vandaag zijn webshop en ERP netjes met elkaar verbonden:
- Bestellingen komen rechtstreeks binnen in Business Central
- De herkomst van een order is altijd duidelijk (webshop of vertegenwoordiger)
- Manueel werk wordt sterk beperkt
Intens traject vraagt om goede samenwerking
De migratie zelf omschrijft Josephine als een “zwaar en intens traject” – en dat hoeft niet te verbazen. Een ERP-migratie raakt elk aspect van je organisatie: van klanten- en artikeldata tot prijzen, voorraad en boekhouding – alles moest correct worden overgezet en op elkaar afgestemd.
“Tijdens de migratie vonden we het belangrijk dat we correcte data zouden overzetten. Dat vergde heel wat manueel werk”, vertelt Josephine. “We moesten ook regelmatig stilstaan bij onze processen en bekijken of we ze in het nieuwe systeem niet anders en beter wilden aanpakken. Daarnaast vergde ook het testen, hertesten en bijsturen heel wat tijd en moeite. Daarbij kwam nog de extra uitdaging van de webshop, die ook meteen correct moest kunnen migreren. Tijdens dit hele proces testte ik enorm veel zaken zelf en speurde ik waar nodig naar fouten, maar ik kreeg ook veel hulp van de experts van Savaco.”
Tijds- en efficiëntiewinst op verschillende vlakken
Stap voor stap groeide het systeem naar een stabiele omgeving en leerde het Chinoh-team het systeem beter kennen. “Vandaag – zo’n zes maanden na de go-live – zijn we goed vertrokken met ons nieuwe ERP-systeem”, vertelt Josephine, “en nu wordt meer en meer duidelijk welke voordelen deze intense overstap oplevert.” Chinoh ziet inderdaad duidelijke efficiëntiewinsten en meer grip op de werking.
- Snellere orderverwerking: het merendeel van de orders loopt automatisch binnen en vereist enkel nog controle.
- Correcte prijsafspraken: klanten en vertegenwoordigers zien meteen hun juiste prijs in de webshop (inclusief klantkortingen en artikelkortingen), waardoor fouten verdwijnen.
- Minder administratie: automatische aanmaningen en vlotter financieel beheer besparen heel wat tijd.
- Slimmer artikelbeheer: productdata en foto’s worden centraal beheerd en automatisch verwerkt.
- Factureren met Peppol werkt en brengt tijdswinst met zich mee.
- Vlotte voorbereiding in het magazijn: vanuit verkooporders wordt automatisch een Excel-export gecreëerd met wat er in een bepaalde week moet uitgeleverd worden.
- Betere inzichten: rapportering is sneller beschikbaar en bruikbaar in de praktijk.
Een mooi voorbeeld daarvan: Josephine bouwde zelf een Power BI-rapport waarin historische data en actuele gegevens samenkomen. Ze koppelde dit rechtstreeks aan Business Central en creëerde zo een praktische sales tool voor de vertegenwoordigers. “Dit toont meteen één van de grote voordelen van Business Central”, verduidelijkt Josephine, “Het systeem integreert naadloos met de vele andere Microsoft-tools waarmee we werken.”
Vroeger hadden we aan het opmaken van aanmaningen een halve dag werk, twee keer per maand. Vandaag is dat op een halfuurtje geklonken
Josephine De Simpel
Zaakvoerder Chinoh
Stap voor stap vooruit
Vandaag kijkt Josephine tevreden terug naar de overstap. Het vorige ERP-systeem heeft jarenlang een stevige basis geboden voor de werking van Chinoh. De overstap naar Business Central is dan ook geen breuk, maar een logische evolutie naar een platform dat klaar is voor de toekomst van het bedrijf. Met integraties, automatisatie en realtime inzichten beschikt Chinoh nu over een fundament waarop verder gebouwd kan worden. “Wat onze toekomstplannen zijn met ons ERP-systeem? Het verder digitaliseren van het magazijn staat zeker op ons verlanglijstje. Het zou fijn zijn om via scanning het aantal manuele taken in het magazijn te kunnen verminderen.” Maar nog belangrijker is de les die Chinoh meeneemt uit het traject: “Stap voor stap werken is de sleutel tot succes, zelfs als je denkt dat je alles tegelijk moet doen. Zorg eerst dat je ERP en je data volledig onder controle zijn en bouw van daaruit verder.”
