Een sterk datawarehouse als fundament voor een datagedreven Stad Oostende

Bij Stad Oostende is de richtlijn om zo veel mogelijk in Power BI te werken en liefst zo automatisch mogelijk, zonder tussenstappen en zonder verschillende interpretaties van cijfers. Daarom koos Stad Oostende ervoor om samen met Savaco een datawarehouse te bouwen als fundament voor deze én toekomstige datavragen. 

Het traject startte met een gezamenlijke kick-off om de case scherp te stellen, gevolgd door een bredere sessie met de collega’s van werkgroep data van de stad. “Daar kaderden we samen met Savaco wat een datawarehouse is, welke voordelen het zou opleveren en waarom we precies voor Microsoft Fabric kozen”, aldus Ellen. Ook die keuze voor Fabric maakte Ellen in samenspraak met Savaco. “We hadden zelf al een vermoeden dat Fabric de juiste oplossing zou zijn voor ons”, vertelt Ellen. “Het is fijn om dan een IT-partner te hebben die die technologie op de voet volgt en dat ook kan bevestigen.” 

Daarna ging het echte werk van start. Het modelleren van gegevens, de opzet van het platform en de uitwerking van de eerste rapportering in Power BI, gebouwd op het nieuwe datawarehouse. “Dat was ook intern wat zoeken voor ons”, voegt Ellen toe. “Er was veel afstemming nodig met het infrastructuurteam, onder andere om Azure-resources aan te maken, en ook voor hen was dit nieuw. We vonden het dan ook een grote meerwaarde dat Savaco daar de brug kon maken en ons infra-team mee kon ondersteunen.” 

Wat voor Stad Oostende opviel, is dat de samenwerking verder ging dan puur techniek. “Je zou denken dat we vooral een technische partner zochten om een datawarehouse op te zetten,” gaat Ellen verder. “Maar Savaco is veel meer dan dat. Ze helpen ook om mensen mee te krijgen in het verhaal. Experts zoals Jasper hebben naast technische expertise ook de communicatieve en strategische skills om duidelijk uit te leggen wat we aan het doen zijn en waarom dat belangrijk is. Dat is echt noodzakelijk om stappen te zetten naar een datagedreven werking. Met technologie alleen lukt het niet.”  

Die aandacht voor de gebruikers en de bredere organisatie maakte het verschil. Vandaag denken meer en meer medewerkers in de juiste richting: weg van Excel-chaos, richting één single source of truth. 

“Wat we ook heel fijn vinden, is hoe we met Savaco aan co-creatie doen”, voegt Ellen toe. “We krijgen de nodige uitleg bij waarom iets technisch op een bepaalde manier wordt gedaan. Savaco denkt ook mee na over het beheer en het onderhoud achteraf. Zo leren wij technisch ook heel wat bij.” 

Naast de case rond het meldpunt werd ook een tweede vraag meegenomen in het traject: hoe behoud je het overzicht over al die Power BI-rapporten en wie krijgt toegang tot welke data? “In de voorbije jaren waren verschillende diensten zelf met Power BI aan de slag gegaan. Dat leverde waardevolle initiatieven op, maar maakte het moeilijk om het overzicht te bewaren. We wilden dus beter weten wat er allemaal bestaat en wie toegang heeft tot welke rapporten”, aldus Ellen. Dankzij het datawarehouse en met een slimme inrichting van beveiligingsgroepen in Entra ID en Power BI is dat vandaag beter beheersbaar. “We hebben nu een rapport dat een overzicht geeft van wat er allemaal bestaat – zo vermijden we dat hetzelfde rapport twee keer wordt gebouwd – en wie toegang heeft. Elke dienst kan nu binnen onze spelregels zelf rapporten bouwen, met duidelijke rollen en een centrale opvolging van de toegang ertoe.” 

Het datawarehouse rond het meldpunt is voor Stad Oostende een eerste, maar belangrijke stap. “Het is echt een groeiverhaal,” voorspelt Ellen. “We gaan daar omzichtig mee om, maar de bedoeling is wel om verder uit te breiden: bijvoorbeeld naar financiële of personeelsdata.” De richting is duidelijk: één centrale plek waar data samenkomt, en van waaruit de stad onderbouwde beslissingen kan nemen.