Vandelanotte kiest voor Valo Intranet als centrale interne communicatiehub

Dankzij deze centrale communicatiehub houdt Vandelanotte alle medewerkers op de hoogte van wat er reilt en zeilt in de organisatie. Hoe de implementatie van dit nieuwe intranet precies in zijn werk ging, vertellen de voortrekkers van dit project bij Vandelanotte: Naomi Dejonckheere (Internal Project Manager), Virginie Blancquaert (Marketing & Communications Officer) en Torgill Lioen (IT Support Engineer).

Vandelanotte werkt al lange tijd samen met Savaco, vertel Torgill: “Savaco is onze vaste IT-partner. Zij beheren onder meer een groot deel van onze ICT-infrastructuur in Atlas, hun managed cloudoplossing. In onze zoektocht naar een nieuw intranet kwamen we dan ook snel bij Savaco terecht”, aldus Torgill Lioen, IT Support Engineer bij Vandelanotte. Het bedrijf zocht een platform dat makkelijk beheerbaar zou zijn, maar de belangrijkste vereiste was tweetaligheid. “We hebben kantoren in Nederlands- en Franstalig België en een kantoor in Frankrijk”, verklaart Virginie, “dus is het voor ons belangrijk dat alle communicatie die we delen, ook meteen in beide talen beschikbaar is.”  

Daarop stelde Savaco voor om het nieuwe intranet op te bouwen met behulp van Valo Intranet. Deze gebruiksvriendelijke tool maakt het mogelijk om op basis van verschillende bouwblokken een krachtig intranet te bouwen en te beheren op basis van Microsoft SharePointtechnologie. Valo biedt bovendien een multilingual functionaliteit die voor Vandelanotte een grote meerwaarde vormt: “Op ons nieuwe intranet maken we content op in het Nederlands en zetten we die met één klik automatisch om naar het Frans”, vertelt Virginie. “Mits een review van deze automatische vertaling, kunnen we zo snel en eenvoudig al onze content in twee talen voorzien en alle medewerkers in hun eigen taal op de hoogte houden.”

Om het nieuwe intranet op te bouwen, werd binnen Vandelanotte een team samengesteld met expertise in verschillende domeinen, zoals IT en marketing. Savaco begeleidde hen bij het opzetten van de structuur. “Wij zijn gestart vanuit een oplijsting van wat op ons vorige intranet te vinden was. Daarmee maakten we een megamenu van waaruit we ons nieuwe intranet wilden opbouwen. Savaco hielp ons hierbij met een inspiratiesessie waarbij we alle mogelijkheden die Valo biedt, leerden kennen. Savaco-project manager Thierry zette ons vervolgens op weg en toonde ons de eerste stappen. Zijn collega Staf nam de effectieve opbouw van het platform op zich”, aldus Naomi. 

Al snel werden de voordelen van Valo hierbij duidelijk. Naast de multilingual functionaliteit die Vandelanotte in staat stelt om met alle medewerkers in hun eigen taal te communiceren, biedt Valo ook audience targetting: een handige feature waarmee bepaalde content specifiek kan gericht worden naar een bepaalde groep, afdeling of kantoor. “In het licht van onze recente overnames is dit een handige feature”, vertelt Naomi, “Zo kunnen we voor recent overgenomen kantoren bepaalde informatie die voor hen (nog) niet relevant is, gewoon weglaten.” Ook het beheersgemak van Valo is een groot voordeel, weet Torgill: “Valo zit erg gebruiksvriendelijk in elkaar. Er zijn tal van standaard bouwblokken voor zaken als het organigram, de zoekfunctie, e.d. Die maken het geheel erg eenvoudig om op te zetten, te onderhouden en verder uit te breiden.”  

Vandaag wordt het nieuwe intranet volop gebruikt door de medewerkers: “Vandaag bezoeken heel wat collega’s het intranet dagelijks: zo had het platform de afgelopen week 431 unieke bezoekers, die het intranet in totaal zo’n 15 000 keer bezochten. Een groot deel van onze medewerkers apprecieert deze manier van communicatie en kennisdeling”, vertelt Naomi. 

Daarnaast wordt ook de look and feel van het nieuwe intranet binnen Vandelanotte gewaardeerd. “Valo maakt het mogelijk en makkelijk om het intranet ook qua lay-out een frisse uitstraling te geven”, aldus Naomi. “Ons intranet heeft hiermee de gepaste uitstraling bij enkele kernwaarden van Vandelanotte: we zijn een modern bedrijf dat volop inzet op digitalisering, en dat zie je ook aan ons centrale communicatieplatform.” 

Dat het nieuwe intranet echt leeft bij de medewerkers, betekent meteen ook dat het nooit echt af is. “Het blijft een werkinstrument waaraan we continu nieuwe content toevoegen. Dit doen wij niet alleen”, vertelt Virginie, “er wordt vooral veel content toegevoegd door enkele key users uit verschillende afdelingen. Ook zij kunnen mits een halfuurtje opleiding heel eenvoudig als content creators met Valo aan de slag.” Daarnaast blijft ook Valo als platform groeien en ook daar houdt het team van Virginie, Naomi en Torgill graag de vinger aan de pols: “Binnen Valo worden regelmatig nieuwe features uitgebracht die ook voor ons nuttig kunnen zijn. Savaco houdt ons hiervan op de hoogte, waarna wij bekijken of we er verder mee aan de slag gaan. Zo onderzoeken we momenteel de add-on Valo Connect. Met deze gepersonaliseerde app binnen Microsoft Teams, kunnen we content vanuit ons intranet, maar ook uit andere SharePoint-sites en databronnen binnen of buiten Microsoft 365, samenbrengen in Microsoft Teams, zodat medewerkers minder moeten afwisselen tussen applicaties en browsers. Ons Valo-platform blijft dus gestaag verder groeien”, besluit Torgill.