Voka

Vlot bereikbaar zijn voor zowel collega’s als klanten is voor Voka – het Vlaams netwerk van ondernemingen, cruciaal. Om de interne samenwerking en de communicatie met klanten vlotter te doen verlopen, introduceerde Voka Microsoft Teams als oplossing voor productiviteit én telefonie. Samen met IT-Care, onderdeel van de Savaco-familie, maakte Voka – Kamer van Koophandel Vlaams-Brabant bij wijze van pilootproject als eerste de overschakeling. Erwin Nagels, IT Service Manager bij Voka vzw, en Stefanie Vanmeerbeek, Marketing Intelligence Analyst bij Voka KvK Vlaams-Brabant, vertellen hoe ze tewerk gingen.

Lees de volledige getuigenis

Centrale communicatiehub

Voka bestaat uit Voka vzw en 6 Kamers van Koophandel. Elke afdeling vormt dan wel een aparte entiteit, toch nemen ze belangrijke IT-beslissingen altijd samen. Zo zijn alle Kamers van Koophandel aangesloten op het Explore-netwerk van Proximus en werd enkele jaren geleden al Microsoft 365 ingevoerd voor alle kamers. “We werken hiervoor al een tijdje samen met IT-Care, dat ons ondersteunt op het vlak van Microsoft 365”, weet Erwin Nagels, IT Service Manager bij het overkoepelende Voka vzw. “Toen we recent beslisten om Teams bij de verschillende kamers naar voor te schuiven als centrale samenwerkingshub en telefonieoplossing, hebben we ook hiervoor de hulp van IT-Care ingeschakeld. Voor het telefoniegedeelte van dit Teams-traject werken we daarnaast ook samen met Proximus, met wie we ook al langer een partnership hebben.”

Gefaseerde aanpak

Voka – Kamer van Koophandel Vlaams-Brabant beet de spits af en introduceerde als eerste Kamer van Koophandel Microsoft Teams voor zowel interne samenwerking als telefonie. “Wij werken vanuit twee kantoren, in Vilvoorde en Leuven, dat is organisatorisch niet altijd eenvoudig”, vertelt Stefanie Vanmeerbeek, Marketing Intelligence Analyst bij Voka KvK Vlaams-Brabant. “We wilden graag dat onze medewerkers via één nummer altijd bereikbaar zouden zijn, ongeacht in welk kantoor ze aanwezig zijn, en ook wanneer ze thuis werken. Bovendien was ons telefoniesysteem aan vervanging toe. We hebben dan ook snel beslist om over te schakelen op Teams. Toonaangevendheid is één van de vijf kernwaarden van onze werking, een moderne oplossing voor teamwork en communicatie past volledig bij deze filosofie.”

De omschakeling zelf gebeurde in fases. Samen met IT-Care werden eerst de nodige voorbereidingen getroffen om Teams te introduceren voor intern gebruik, zoals vergaderingen. Daarna werd alles in gereedheid gebracht om ook de telefonie via Teams te laten verlopen. “Die gefaseerde aanpak viel bij ons en onze gebruikers zeker in de smaak”, weet Stefanie. Om de nieuwe omgeving te introduceren, werd zowel opleiding als begeleiding ter plaatse voorzien.

Op de dag van de overstap van de oude telefoniecentrale naar Teams, waren de experts van IT-Care op onze kantoren aanwezig om vragen van gebruikers te beantwoorden en hen op weg te helpen. Dergelijke snelle begeleiding op zo’n cruciaal moment als deze go-live, is echt een meerwaarde.

Stefanie Vanmeerbeek, Marketing Intelligence Analyst, Voka - Kamer van Koophandel Vlaams-Brabant

Vlot bereikbaar

Ondertussen zijn de medewerkers van Voka KvK Vlaams-Brabant al een tijdje aan de slag met Teams en worden de voordelen duidelijk gesmaakt. “Vandaag kiezen we vaak om een videovergadering te organiseren, in plaats van heen en weer te rijden tussen onze twee kantoren”, vertelt Stefanie. “Dat levert een enorme tijdswinst op, omdat we heel wat fysieke verplaatsingen kunnen uitsparen. Als telefonieoplossing zorgt Teams er dan weer voor dat medewerkers altijd bereikbaar blijven op hun vaste telefoonnummer, ongeacht of ze nu op kantoor werken of thuis.

Toen de coronacrisis uitbrak en medewerkers verplicht op thuiswerk moesten overschakelen, werden de voordelen van Teams nog duidelijker. “Tijdens de lockdown belden ondernemers ons met vragen rond de coronamaatregelen. Op die momenten was het voor ons heel belangrijk dat we altijd bereikbaar bleven. Dankzij Teams konden we die bereikbaarheid altijd garanderen, ook onder de thuiswerkers”, vertelt Stefanie. “Dat we onze medewerkers in de maanden daarvoor hadden aangespoord om met Teams vertrouwd te raken, was dan ook een meevaller.”

Goede afspraken

Maar Teams (en bij uitbreiding Microsoft 365) wordt ook ruimer gebruikt dan enkel voor bellen en videovergaderingen. Voka KvK Vlaams-Brabant maakt ook gebruik van groepen, teams en teamkanalen binnen Teams om zo vlotter samen te werken in werkgroepen en projecten. Belangrijk is wel dat er duidelijke spelregels worden opgesteld rond hoe al deze mogelijkheden worden gebruikt, weten Erwin en Stefanie. Ook hierbij kon Voka rekenen op het advies en de ondersteuning van het IT-Care team.

Ondersteuning doorheen het traject

Bij Voka KvK Vlaams-Brabant kijken ze alvast tevreden terug op het Teams-project. “IT-Care heeft ons doorheen het hele traject begeleid en de samenwerking liep van bij het begin vlot. Het team van IT-Care heeft ons het mogelijke traject voorgesteld en gaf ons bij elke stap de keuze welke onderdelen we aan hen wilden toevertrouwen en welke zaken we liever zelf deden. Die aanpak wisten we zeker te appreciëren”, besluit Stefanie.

Lees het volledige verhaal

Sector: diensten
Regio: Vlaams-Brabant
www.voka.be

 

Vandaag kiezen we vaak om een videovergadering te organiseren, in plaats van heen en weer te rijden tussen onze twee kantoren. Dat levert een enorme tijdswinst op, omdat we heel wat fysieke verplaatsingen kunnen uitsparen. Als telefonieoplossing zorgt Teams er dan weer voor dat medewerkers altijd bereikbaar blijven op hun vaste telefoonnummer, ongeacht of ze nu op kantoor werken of thuis.

Stefanie Vanmeerbeek, Marketing Intelligence Analyst, Voka - Kamer van Koophandel Vlaams-Brabant

 


Haal meer uit uw digitale tools

Microsoft Teams is nog zo veel meer dan online vergaderen, bellen en chatten. Savaco helpt u graag meer te halen uit Microsoft 365. Ons einddoel: meer productiviteit, meer teamwork én meer werkplezier. Lees meer.


 

IT-Care heeft ons doorheen het hele traject begeleid en de samenwerking liep van bij het begin vlot.

Stefanie Vanmeerbeek, Marketing Intelligence Analyst, Voka - Kamer van Koophandel Vlaams-Brabant

IT-Care maakt vandaag deel uit van de Savaco-familie. Lees meer over deze samenwerking.

Telefoneren met Teams - iets voor u?

Uw telefooncentrale moderniseren door te bellen met Microsoft Teams biedt heel wat voordelen. In de online infosessie Telefoneren met Teams legt expert Loy u haarfijn uit hoe het werkt en wat de voordelen precies zijn. Herbekijk deze webinar. Een specifieke vraag omtrent Teams voor telefonie? Contacteer ons!