Vandaag kiezen we vaak om een videovergadering te organiseren, in plaats van heen en weer te rijden tussen onze twee kantoren. Dat levert een enorme tijdswinst op, omdat we heel wat fysieke verplaatsingen kunnen uitsparen. Als telefonieoplossing zorgt Teams er dan weer voor dat medewerkers altijd bereikbaar blijven op hun vaste telefoonnummer, ongeacht of ze nu op kantoor werken of thuis.
Stefanie Vanmeerbeek
Marketing Intelligence Analyst, Voka - Kamer van Koophandel Vlaams-Brabant
Gefaseerde aanpak
Voka – Kamer van Koophandel Vlaams-Brabant beet de spits af en introduceerde als eerste Kamer van Koophandel Microsoft Teams voor zowel interne samenwerking als telefonie. “Wij werken vanuit twee kantoren, in Vilvoorde en Leuven, dat is organisatorisch niet altijd eenvoudig”, vertelt Stefanie Vanmeerbeek, Marketing Intelligence Analyst bij Voka KvK Vlaams-Brabant. “We wilden graag dat onze medewerkers via één nummer altijd bereikbaar zouden zijn, ongeacht in welk kantoor ze aanwezig zijn, en ook wanneer ze thuis werken. Bovendien was ons telefoniesysteem aan vervanging toe. We hebben dan ook snel beslist om over te schakelen op Teams. Toonaangevendheid is één van de vijf kernwaarden van onze werking, een moderne oplossing voor teamwork en communicatie past volledig bij deze filosofie.”
De omschakeling zelf gebeurde in fases. Samen met IT-Care werden eerst de nodige voorbereidingen getroffen om Teams te introduceren voor intern gebruik, zoals vergaderingen. Daarna werd alles in gereedheid gebracht om ook de telefonie via Teams te laten verlopen. “Die gefaseerde aanpak viel bij ons en onze gebruikers zeker in de smaak”, weet Stefanie. Om de nieuwe omgeving te introduceren, werd zowel opleiding als begeleiding ter plaatse voorzien.
Op de dag van de overstap van de oude telefoniecentrale naar Teams, waren de experts van IT-Care op onze kantoren aanwezig om vragen van gebruikers te beantwoorden en hen op weg te helpen. Dergelijke snelle begeleiding op zo’n cruciaal moment als deze go-live, is echt een meerwaarde.
Stefanie Vanmeerbeek
arketing Intelligence Analyst, Voka - Kamer van Koophandel Vlaams-Brabant
Vlot bereikbaar
Ondertussen zijn de medewerkers van Voka KvK Vlaams-Brabant al een tijdje aan de slag met Teams en worden de voordelen duidelijk gesmaakt. “Vandaag kiezen we vaak om een videovergadering te organiseren, in plaats van heen en weer te rijden tussen onze twee kantoren”, vertelt Stefanie. “Dat levert een enorme tijdswinst op, omdat we heel wat fysieke verplaatsingen kunnen uitsparen. Als telefonieoplossing zorgt Teams er dan weer voor dat medewerkers altijd bereikbaar blijven op hun vaste telefoonnummer, ongeacht of ze nu op kantoor werken of thuis.”
Toen de coronacrisis uitbrak en medewerkers verplicht op thuiswerk moesten overschakelen, werden de voordelen van Teams nog duidelijker. “Tijdens de lockdown belden ondernemers ons met vragen rond de coronamaatregelen. Op die momenten was het voor ons heel belangrijk dat we altijd bereikbaar bleven. Dankzij Teams konden we die bereikbaarheid altijd garanderen, ook onder de thuiswerkers”, vertelt Stefanie. “Dat we onze medewerkers in de maanden daarvoor hadden aangespoord om met Teams vertrouwd te raken, was dan ook een meevaller.”
Goede afspraken
Maar Teams (en bij uitbreiding Microsoft 365) wordt ook ruimer gebruikt dan enkel voor bellen en videovergaderingen. Voka KvK Vlaams-Brabant maakt ook gebruik van groepen, teams en teamkanalen binnen Teams om zo vlotter samen te werken in werkgroepen en projecten. Belangrijk is wel dat er duidelijke spelregels worden opgesteld rond hoe al deze mogelijkheden worden gebruikt, weten Erwin en Stefanie. Ook hierbij kon Voka rekenen op het advies en de ondersteuning van het IT-Care team.
Ondersteuning doorheen het traject
Bij Voka KvK Vlaams-Brabant kijken ze alvast tevreden terug op het Teams-project. “IT-Care heeft ons doorheen het hele traject begeleid en de samenwerking liep van bij het begin vlot. Het team van IT-Care heeft ons het mogelijke traject voorgesteld en gaf ons bij elke stap de keuze welke onderdelen we aan hen wilden toevertrouwen en welke zaken we liever zelf deden. Die aanpak wisten we zeker te appreciëren”, besluit Stefanie.
