We hadden al Office 365-licenties aangekocht, maar na een tijd voelden we aan dat we meer uit Office 365 konden halen met een meer doeltreffende aanpak. In Savaco vonden we een betrouwbare partner die ons hierin heeft begeleid.
David Pattyn
projectverantwoordelijke Office 365
Doelstellingen
Efficiëntere interne communicatie
In een eerste stap werd gefocust op de interne communicatie. “We zochten een centrale plaats voor het delen van bestanden en informatie”, legt David uit. “Er werd te veel gebruikgemaakt van e-mail om zaken als sales updates, promoties enzovoort naar alle medewerkers te communiceren. Dergelijke mails raakten vaak zoek in overvolle mailboxen, waardoor het voor collega’s soms moeilijk werd om een goed overzicht te behouden op bijvoorbeeld lopende promoties. Ook voor belangrijke bedrijfsinformatie zoals reglementen, policies en werkinstructies, zoals het aanvragen van verlof, waren we op zoek naar we een eenduidige verzamelplaats voor informatie.”
Om dit aan te pakken, bouwde Savaco voor Monserez een intranet uit aan de hand van Microsoft SharePoint Online, een onderdeel van de Office 365-suite. Belangrijk bij de uitwerking hiervan was veiligheid. Er werd dan ook goed nagedacht over wie tot welke zaken toegang krijgt, wie wat mag bewerken, enzovoort. Daarnaast was ook de informatie-architectuur van belang. Monserez wilde een intranet met een duidelijke structuur waarin iedereen zijn/haar weg kan vinden.
“Dit intranet is nu onze centrale informatiehub geworden. Bedrijfsnieuws dat alle medewerkers aanbelangt, delen we vandaag op ons intranet in plaats van via een e-mail naar iedereen.”
Daarnaast werd ook het aanvragen van verlof eenvoudiger gemaakt. Vanaf het intranet kunnen werknemers vandaag een op maat gemaakte app openen waarmee ze digitaal hun verlof kunnen aanvragen. De tool werd gebouwd met Microsoft PowerApps en maakt komaf met papieren aanvraagformulieren. De app zorgt bovendien voor een flinke tijdsbesparing: “De procedure om vakantie aan te vragen vergde tot voor kort al snel 20 minuten, nu is zo’n aanvraag op 5 minuten afgehandeld”, aldus David.