Lien Dewanckel, commissaris
Situatie

Manueel proces leidt tot frustratie

Opleidingen vormen een essentieel onderdeel van het kwaliteitsbeleid van Politiezone Vlas. Elke medewerker moet dan ook jaarlijks een verplicht aantal uren opleiding afronden. Die opleidingen worden aangeboden door de West-Vlaamse Politieschool, het beheer rond aanvragen en goedkeuringen gebeurt door de politiezone zelf. 

Maar wat commissaris Lien Dewanckel meteen opviel toen ze in haar nieuwe rol aan de slag ging, was het vele manuele werk dat daarmee gepaard gaat. “We werkten nog met fysieke mapjes, Access-databases en heel wat manuele opvolging. Opleidingen aanvragen, goedkeuren en opvolgen: het kostte ons veel tijd en energie. Dat moest anders”, vertelt ze.

Dit logge proces had zo zijn gevolgen: “We merkten dat medewerkers geen zicht hadden op hun opleidingsaanvragen, dat er fouten inslopen en dat bepaalde informatie slechts op één pc beschikbaar was. Dat zorgde voor frustratie, zowel bij het personeel als bij HR zelf,” vertelt Lien. “We willen evolueren naar een dynamisch team, en daar hoort een moderne, digitale aanpak bij.”

Aanpak

Stapsgewijs naar een nieuwe app

Om tot een oplossing te komen, volgde Politiezone Vlas de regels van goed bestuur. “We hebben drie partijen aangeschreven op basis van hun reputatie, en op basis van duidelijke selectiecriteria een pitch georganiseerd. Savaco kwam daar als beste partner uit.”

Samen met Savaco bouwde Politiezone Vlas een opleidingstool in Microsoft PowerApps, gekoppeld aan Power Automate. Beide teams gingen hiervoor stapsgewijs tewerk. “In een eerste stap heeft ons HR-team hun hele werking tot in detail in kaart gebracht. Daarna hebben we onze prioriteiten bepaald, waarmee de ontwikkelaars van Savaco aan de slag gingen om de app te bouwen. Tot slot werd de app uitgebreid getest door ons HR-team en verder verfijnd.” 

Lees meer over PowerApps en de andere tools in het Power Platform
Resultaat

Gebruiksgemak en transparantie

Het resultaat is een app die niet alleen heel wat manuele taken digitaliseert voor HR, maar ook alle medewerkers een helder zicht geeft op hun opleidingsschema. ““De app is eenvoudig in gebruik en draait op de diensttelefoon van elke medewerker,” legt Lien uit. “Je ziet meteen welke opleidingen er worden aangeboden, hoeveel uren opleiding je nog moet volgen, en waar elke opleiding doorgaat. Met één klik kan je een opleiding aanvragen. Daarna loopt alles digitaal: je leidinggevende wordt verwittigd, HR en de financiële dienst krijgen een melding, en zodra alles goedgekeurd is, kan de opleiding ingepland worden.”

Ook praktische info zoals het vervoermiddel waarmee je naar de opleiding mag rijden, is zichtbaar in de app. “Dat lijkt een detail, maar het maakt een groot verschil in gebruiksgemak. Alles is nu transparant en altijd beschikbaar.”

Impact

Meer tijd om mensgericht te werken

De impact op de personeelsdienst is groot. “We hebben veel tijd geïnvesteerd in de voorbereiding, maar die halen we er dubbel en dik uit,” zegt Lien. “Medewerkers moeten niet langer telkens bij HR aankloppen om de status te weten van hun opleidingsaanvraag, en heel wat manueel werk is nu van de baan. We hopen op termijn een halftijdse kracht uit te sparen. Die tijd komt nu vrij om met de mensen achter de opleiding bezig te zijn: talentmanagement, opleidingen op maat en het menselijk aspect van HR.”

De app maakt het ook mogelijk om op termijn een opleidingsplan per functiegroep uit te werken. “Vandaag zit veel kennis in de hoofden van mensen. We willen die expliciet maken, zodat iedereen – van inspecteur tot administratief medewerker – toegang heeft tot de juiste opleidingen, inclusief soft skills zoals veerkracht.”

Open communicatie, bruikbare documentatie

De samenwerking met Savaco verliep volgens Lien bijzonder vlot. “We hadden wekelijkse opvolgingsmomenten, een gedeeld document met vragen en antwoorden, en een open communicatie tussen onze technische mensen en Tom en Steven, de ontwikkelaars van Savaco. We zijn erin geslaagd om de deadline te halen, ondanks een latere start aan onze kant.”

Ook de manier waarop Savaco kennis overdraagt, wordt geapprecieerd. “We wilden een low-code oplossing die we zelf konden beheren. Dankzij de duidelijke opbouw en documentatie kunnen we nu zelf kleine aanpassingen doen. Maar het is een geruststelling dat we altijd bij Savaco terechtkunnen voor verdere uitbreidingen.”

We willen kwalitatieve diensten leveren aan onze burgers, die daar tenslotte voor betalen. Het is dan ook logisch dat we efficiënt omgaan met onze middelen en dat we onze mensen de juiste vorming geven om hun job optimaal uit te voeren. Deze app helpt ons om dat waar te maken.

Lien Dewanckel, commissaris Politiezone Vlas
Lien Dewanckel
Commissaris, Politiezone Vlas

Wat echt telt: kwalitatieve dienstverlening voor de burger

Voor Politiezone Vlas is opleiding geen bijzaak. “We willen kwalitatieve diensten leveren aan onze burgers, die daar tenslotte voor betalen. Het is dan ook logisch dat we efficiënt omgaan met onze middelen en dat we onze mensen de juiste vorming geven om hun job optimaal uit te voeren. Deze app helpt ons om dat waar te maken.”

In september start het nieuwe opleidingsaanbod en zal de app volop gebruikt worden. “We kijken ernaar uit om dan ook feedback van de medewerkers te verzamelen en de tool verder te verfijnen. Maar één ding is zeker: we hebben een grote stap vooruit gezet.”

PowerApps leren kennen

Wat kan PowerApps voor jouw organisatie betekenen?

Herken je dit: papieren goedkeuringsformulieren, handmatig aangevulde Excel-lijstjes? In elke organisatie bestaan er vandaag nog tal van dergelijke manuele, tijdrovende processen. Met een low-code tool als PowerApps kan je repetitieve taken automatiseren en tijd vrijmaken voor wat écht telt: je mensen, je business. Ben jij klaar om ook processen vlotter te laten verlopen of heb je nood aan meer inspiratie?

Ontdek de kracht van PowerApps