Situatie

Manuele planning leidt tot frustratie

In Destelbergen, een gemeente met zo'n 20 000 inwoners in het midden van Oost-Vlaanderen, werken zo'n 150 mensen voor het lokaal bestuur. Eén van de belangrijkste principes voor het lokale bestuur luidt: zacht voor de mensen, hard voor het proces, streng voor het resultaat. Er wordt dan ook hard gestreefd naar efficiënte processen en een vlotte werking. 

Net op dat vlak stond het lokaal bestuur voor enkele uitdagingen. Een gebrek aan overzicht bij de planning van werkopdrachten was daar één van. Taken werden vaak manueel toegewezen en er was weinig zicht op de beschikbare capaciteit van medewerkers, waardoor werkzaamheden soms inefficiënt verliepen, vertraging opliepen of onvoldoende werden opgevolgd. 

Daarnaast vormde ook stockbeheer een probleem. Er was niet voldoende overzicht in de voorraad voor materiaal en gereedschap, waardoor medewerkers soms zonder het juiste materiaal op locatie arriveerden. Dit zorgde voor tijdverlies en frustratie bij zowel de medewerkers als de burgers. met de nodige frustraties en tijdverlies tot gevolg.

Aanpak

Planning centraal beheren met Microsoft Dynamics 365 Field Service

Omdat het bestaande on-premises IT-platform niet meer voldoende beantwoordde aan de behoeften van Destelbergen, ging men op zoek naar een geïntegreerde oplossing voor het beheren van taken, middelen en medewerkers. Die vonden ze in Microsoft Dynamics 365 Field Service, een krachtig platform dat planning, uitvoering en opvolging van buitendienst-opdrachten centraal beheert, en dat wordt aangeboden binnen het LB365-consortium. Aan het nieuwe platform werd ook een geïntegreerde verhuurmodule toegevoegd, waarbij burgers en lokale organisaties op een eenvoudige manier gemeentelijk materieel kunnen huren. 

De implementatie gebeurde met de nodige ondersteuning van Savaco en verliep volgens een agile projectmethodologie, waarbij in korte, iteratieve fases stappen vooruit werden gezet. In elke fase werd voldoende tijd voorzien voor feedback van alle betrokken teams en konden aanpassingen snel worden doorgevoerd. Op die manier kon het systeem volledig afgestemd worden op de specifieke behoeftes van de medewerkers en de gemeente.

Lees meer over Dynamics 365 Field Service
Resultaat

In één oogopslag zicht op planning

Dankzij Microsoft Dynamics 365 Field Service hebben medewerkers vandaag een veel beter zicht op hun eigen planning. Ze kunnen vandaag in één oogopslag zien welke taken op hun planning staan, krijgen daarbij indien nodig foto's of video's te zien en krijgen een overzicht van benodigde materialen. Zo kunnen ze hun tijd beter indelen en deadlines makkelijker halen.

Dit alles kunnen de medewerkers bovendien zien en beheren vanaf een mobiele app. Via deze app kunnen ze hun werkopdracht starten, opvolgen en afwerken ter plaatse, vanop hun smartphone. Deze real-time functionaliteit maakt het mogelijk om snel in te spelen op ad-hoc situaties. Tegelijk koppelt de app ook rechtstreeks terug naar de backoffice, zodat ook de medewerkers op kantoor kunnen ingrijpen waar nodig. Dit zorgt voor een naadloze communicatie tussen het veld en het kantoor.

Bovendien laat Dynamics 365 Field Service ook toe om snel te reageren op meldingen van burgers. Dankzij het centrale platform kunnen meldingen snel worden toegewezen aan de juiste medewerkers, waardoor problemen sneller opgelost worden. En dat zorgt dan weer voor tevreden Destelbergenaars.

Ook toe aan een efficiëntere buitendienst?

Microsoft Dynamics 365 Field Service heeft bij de gemeente Destelbergen niet alleen de operationele efficiëntie verbeterd, maar ook de dienstverlening aan burgers naar een hoger niveau getild. 

Ben jij ook toe aan een vlottere buitendienst? Daag ons uit!

Neem contact met ons op