5 tips om gebruikers mee te krijgen in uw Microsoft SharePoint project

5 tips om gebruikers mee te krijgen in uw Microsoft SharePoint project

Geschreven door Kristof Theeten en Pieter Dekeyzer, SharePoint projectleiders op

Een IT-project, en meer specifiek een SharePoint project, uitrollen wordt door sommigen aanzien als een hele opgave. Dergelijke projecten gaan immers vaak hand in hand met verandering. En van nature vertonen mensen verzet tegen veranderingen. De kans dat dit een struikelblok vormt, is dus reëel. Wat kan u doen om de kans op succes te maximaliseren en uw project te doen slagen? Microsoft SharePoint-experts Kristof Theeten en Pieter Dekeyzer doorzwommen al heel wat SharePointwatertjes en geven hun 5 belangrijkste tips voor het uitrollen van een succesvol SharePointproject.

Waarom een project misloopt?

Vaak zien we dat organisaties al langer over een SharePointomgeving beschikken, maar dat die onvoldoende of zelfs helemaal niet (meer) wordt gebruikt, en dus een stille dood dreigt te sterven. De redenen waarom dit gebeurt, kunnen we in drie categorieën indelen:

In veel gevallen werd het project zonder duidelijk doel of planning uitgevoerd, waardoor het zijn effect mist. Ook is er vaak een gebrek aan ondersteuning vanuit het management. Maar in de meeste gevallen ligt de oorzaak bij de gebruikers: de opzet voldoet niet aan hun wensen, het platform is niet gebruiksvriendelijk of gebruikers weten niet hoe ze efficiënt met het nieuwe systeem moeten omgaan, waardoor ze hun toevlucht zoeken tot alternatieve manieren of halsstarrig vasthouden aan hun oude manier van werken.

Hoe uw SharePointproject doen slagen?

Om een SharePointproject te doen slagen is het cruciaal dat de gebruikers het nieuwe platform willen én kunnen gebruiken. Dit is wat men in het vakjargon benoemt als 'user adoption' of gebruikersacceptatie. Deze 5 tips helpen u daarbij:

  1. Maak een governance plan: Identificeer, voor u aan het project begint, wie verantwoordelijk wordt voor welk aspect van het systeem (IT, content, applicatiebeheer) en breng ze samen in een stuurgroep. Roep de stuurgroep (ook na het uitrollen van het project) regelmatig samen om nieuwe functionaliteiten te bespreken, aanvragen te evalueren, spelregels te definiëren voor het gebruik van het platform,... Op die manier is het voor de gebruikers duidelijk wie de verantwoordelijkheid draagt voor het SharePointplatform en weten ze bij wie ze terecht kunnen met vragen.
  2. Bouw een goede fundering met aandacht voor de gebruikers: net zoals bij ieder IT-project is het cruciaal dat de architecteuur van de oplossing goed zit. Een SharePointplatform dat logisch is opgebouwd, is gebruiksvriendelijker en zal dan ook meer gebruikt worden. Belangrijk hierbij is dat u de (toekomstige) gebruikers nauw betrekt bij de opbouw van het platform. Vraag hun mening en vraag hen om het systeem te testen en te evalueren.
  3. Communiceer: zorg dat iedereen zich betrokken voelt door tijdig en op regelmatige basis alle betrokkenen te informeren. Creëer al voor de release een buzz met bijvoorbeeld flyers, teasers, posters,... Op het moment van de lancering zelf kan u het houden bij een e-mail, bij voorkeur vanuit het management, maar u kan het ook grootser aanpakken, met een lanceringsevent bijvoorbeeld. Nadien blijft u best communiceren, bijvoorbeeld door wekelijks een topic rond het SharePointplatform in de kijker te plaatsen, een FAQ op te stellen, ...
  4. Geef opleiding: wie goed met een systeem overweg kan, zal het ook gebruiken. Geef dus voldoende opleiding aan alle betrokkenen. Maak hierbij een onderscheid tussen de verschillende rollen in het project (eindgebruiker, key user, administrator,...) en pas het opleidingstraject aan hun specifieke noden aan. Als u het geven van opleiding aan key users toevertrouwt, zorg er dan ook voor dat zij zelf voldoende kennis hebben van het systeem: train the trainer dus. Naast de klassieke opleidingen kan u ook gebruik maken van zelfstudie in de vorm van een online platform, video’s enzovoort.
  5. Evalueer: De enige manier om te beoordelen of het SharePointproject nu succesvol is, is het te evalueren. Daarvoor definieert u best al voor de start van het project de succescriteria. Dat kunnen traditionele parameters zijn zoals budget, timing en scope of het aantal keer dat de homepage van het SharePointplatform wordt bezocht. En hou naast de cijfers ook rekening met kwalitatieve parameters: wordt het intranet als eerste bron van informatie geraadpleegd? Ervaren gebruikers dat ze makkelijker kunnen samenwerken via het SharePointplatform? Om dergelijke zaken te meten kan u vertrekken van een enquête of interviews bij eindgebruikers. Zo blijft u op de hoogte van wat er leeft rond uw SharePointplatform.

Conclusie: gebruiker is koning

Om van uw SharePointproject een succes te maken, is het cruciaal dat u de gebruikers centraal stelt. Zij zijn het die beslissen over 'leven en dood' van het nieuwe systeem, door het al dan niet voor hun dagelijkse taken te gebruiken. U zorgt er dan ook maar beter voor dat uw platform gebruiksvriendelijk wordt opgebouwd, dat u al van voor de implementatie feedback vraagt aan toekomstige gebruikers en dat ze de juiste opleiding krijgen om met het nieuwe systeem te werken.

Hebt u SharePointplannen?

Hebt u plannen om de samenwerking in uw organisatie te bevorderen met SharePoint? Of wil u uw bestaande SharePointomgeving nieuw leven in blazen? Contacteer onze business productivity experts. Zij geven u graag advies en begeleiden u naar een succesvol SharePointproject.

Savaco's ervaring bij het uitrollen van SharePointprojecten kan je o.a. terugvinden bij AZ Glorieux, Metagenics, Niko Group en Zoutman. Wil u al onze referenties kennen? Neem gerust contact met ons op.

Bekijk Savaco's volledige SharePointaanbod