Pak 'verborgen tijdverslinders' aan met digitale workflows

Pak 'verborgen tijdverslinders' aan met digitale workflows

Geschreven door Katrien Devulder op

Veel bedrijven maken vandaag gebruik van diverse softwaresystemen - PLM, ERP, CRM,... - om hun kernprocessen zoals ontwerp, productie, aankoop, verkoop, klantenbeheer,... te stroomlijnen. Ondersteunende processen daarentegen, worden tot op vandaag minder vaak geautomatiseerd: in elk bedrijf blijft dan ook een kluwen aan papieren documenten en spreadsheets bestaan waarin gegevens worden bijgehouden. En ook aan die processen wordt veel tijd besteed. Hebt u er bijvoorbeeld al eens bij stilgestaan hoeveel tijd en resources u jaarlijks besteedt aan het verwerken van papieren facturen, of aan personeelsadministratie?

Nochtans kunnen ook die ondersteunende processen vlotter lopen als u ze digitaliseert. Voor vele van die processen bestaan specifieke tools, maar die zijn vaak duur en niet eenvoudig te implementeren. Door te vertrekken vanuit één platform, zoals Microsoft SharePoint, kan u echter ook al heel wat processen snel optimaliseren met een geautomatiseerde workflow. Wat volgt is een overzicht van 'verborgen tijdverslinders' in vier afdelingen binnen uw bedrijf, die u eenvoudig kan aanpakken met één platformoplossing en geautomatiseerde workflows.

Financiële en administratieve diensten

Administratieve diensten bieden ondersteuning aan zowat alle afdelingen van een bedrijf. Zonder goed werkende procedures loopt het dagelijkse bestuur dan ook gegarandeerd vast. Hoewel een ERP-systeem al heel wat processen optimaliseert, kan u binnen administratie toch extra tijd winnen, bij de afhandeling van facturen bijvoorbeeld. Directe facturen kan u binnen uw ERP-systeem snel controleren en goedkeuren door ze af te toetsen met een aankooporder. Indirecte facturen, zoals facturen voor projectdiensten, moeten vaak door een betrokkene in het project goedgekeurd worden. Die facturen zijn dan ook vaak veel langer onderweg van de brievenbus/mailbox naar de boekhouder die de betaling uitvoert. Door ook deze facturen te digitaliseren, ze te koppelen met het financieel pakket en ze digitaal door de goedkeuringsflow te loodsen, kunnen ze tijdig betaald worden. Dit systeem resulteert ook in een digitaal archief dat u kan gebruiken om later snel facturen terug te vinden. Bedenk ook even of u tijd kunt terugwinnen met andere administratieve goedkeuringsprocessen, zoals budgetaanvragen of onkostennota's: ook hiervoor kan u op éénzelfde platform documentatie en processen centraliseren.

[Klantgetuigenis]: Bij lingerieproducent Van de Velde komen elk jaar zo’n 14 500 facturen binnen. Om die efficiënter en correcter te verwerken, besliste Van de Velde om ze volledig digitaal te verwerken, met behulp van een goed doordacht goedkeuringsproces op basis van Microsoft SharePoint.

Personeelsdienst

Er bestaan heel wat hulpmiddelen om personeelszaken in goede banen te leiden, maar in elk van die tools blijven enkele processen onbeheerd achter. En dat zorgt voor onverwachte kosten, kans op fouten of dubbel werk, ontevreden medewerkers en een groot verlies aan tijd. Voor terugkerende taken als het beheer van evaluatie- en planningsgesprekken of het goedkeuren van vakantieaanvragen, bestaan ook specifieke tools, maar die zijn vaak zeer duur en eerder voorbehouden voor grote organisaties. Dat betekent echter niet dat u deze processen op papier of in Excel-spreadsheets moet blijven beheren. Ook op een niet-HR-specifiek platform als SharePoint kan u hiervoor de nodige formulieren aanmaken, laten invullen door medewerkers en goedkeuren door teamleiders. Een ander voorbeeld binnen HR is het beheer van opleidingen voor medewerkers: een algemeen communicatieplatform binnen uw bedrijf kan u toelaten om bij te houden welke medewerker al cursussen heeft gevolgd of specialisaties heeft behaald, waardoor u een beter zicht krijgt op het opleidingstraject van elke werknemer en zo beter nieuwe opleidingen kan voorstellen of inplannen, op maat van de medewerker.

[Klantgetuigenis]: De drie Belgische vestigingen van Oiltanking schrijven per jaar zo’n 40 vacatures uit. Om het goedkeuringsproces dat daarbij komt kijken, in goede banen te leiden, koos de Belgische personeelsdienst voor Microsoft SharePoint.

Veiligheid en kwaliteit

Ook bij de kwaliteitsdienst horen in elk bedrijf tal van procedures. Er moeten checklists worden ingevuld, testrapporten opgesteld, serie- of batchnummers bijgehouden... En wanneer een non-conformiteit wordt opgemerkt, moet dit worden opgevolgd met leveranciers of productie. De dienst veiligheid moet dan weer procedures opleggen en opvolgen, in het kader van een ISO-certificatie, bijvoorbeeld. In plaats van dit via papieren formulieren en spreadsheets te documenteren, kan u deze informatie ook in een digitale workflow gieten. Stakeholders kunnen hiermee sneller en automatisch op de hoogte gesteld worden van bijvoorbeeld productie-issues en tijdig de juiste beslissingen nemen op basis van accurate informatie.

Productie, aankoop & dienst-na-verkoop

Om uw operationele processen te stroomlijnen kan u terugvallen op verschillende tools, waarvan uw ERP-systeem wellicht het belangrijkste is. Maar sommige operationele workflows glippen tussen de mazen van het ERP-systeem en nemen toch veel tijd in beslag. Ook die processen kunnen geautomatiseerd worden om tijd te besparen én risico's op fouten te verminderen. Gegevens van leveranciers of contractmanagement, bijvoorbeeld, worden vaak naast het ERP-systeem beheerd in spreadsheets en tabellen. Door die documenten op een samenwerkingsplatform beschikbaar te maken en er enkele geautomatiseerde taken aan te koppelen, wordt dit veel eenvoudiger. Ook de dienst-na-verkoop doet vaak beroep op alternatieven op het ERP-systeem. Klachten van klanten bijhouden, beheren welke producten nog onder garantie vallen, instructies geven aan technici om een stuk te herstellen en hun planning bijhouden: het verloopt allemaal vlotter en correcter via een automatische workflow.

Processen automatiseren, hoe begint u eraan?

Het is natuurlijk makkelijk om aan te tonen welke processen in uw bedrijf er baat bij hebben als ze automatisch verlopen. Maar hoe begint u eraan en welke tools kunnen u daarbij helpen? U bent niet altijd verplicht uw toevlucht te zoeken tot dure specifieke software. Aan de hand van SharePointtechnologie en workflow-tools als Microsoft SharePoint Designer, SharePoint Forms & Worfklows of Nintex Workflows kan u al snel heel wat kleine maar tijdrovende taken automatiseren en documenten beter beheren vanop één platform.

Savaco kan u hierbij helpen: we brengen samen met u uw processen in kaart en werken voor u een digitale workflow uit waarmee u tijd terugwint, fouten vermijdt en een betere service kan bieden aan uw klanten. Meer weten? Contacteer ons!